החשיבות של ניהול משימות היא הרבה מעבר לאיזו מערכת נבחר אלה גם לסוג המשימה.

היכולת שלנו לסווג את סוגי המשימות בארגון יכולה להשפיע רבות על בחירת המערכת.

לכן רגע לפני שאתם בוחרים מערכת CRM או מערכת לניהול משימות ייעודית עצרו!

במאמר הקרוב ננסה להתייחס למספר סוגי משימות ואיזו מערכת CRM יכולה להתאים להן.

• נקודה למחשבה – האם אתם יודעים מה התמחות של המערכת CRM שלכם?

מערכת לניהול משימות

לפני בוחרים מערכת צריך להבין את סוגי משימות.

סוגי המשימות המשתנות מארגון לארגון ובוודאי גם מעסק לעסק מצריכות בחינה מקדימה.

למרות זאת אנו נתמקד ב-3 חלות סוגי המשימות ברמת המאקרו של הארגון והם:

סוג משימה מספר 1 – משימות אישיות

כולנו זוכרים את הפתקיות הצהובות שהיו מודבקות לנו בכל מקום בבית או על המחשב.

אלה אותם משימות אישיות שהיינו שמים לנו בשביל לא לפספס אותם.

המשימות האישיות הם חלק בלתי נפרד מהיום יום שלנו העובדים, המנהלים וכמובן העצמאים.

משימות אלה נועדו לפעילות אישית ולא לפעילות קבוצתית.

סוג משימות אלה הוא פרסונלי ובעצם נועד לשמש אותנו בשביל שלא נשכח מה לעשות.

איזו מערכת מתאימה למשימות מסוג זה?

אז למשימות אישיות ישנם הרבה מערכות שיכולות להתאים.

זה מתחיל ממערכת crm כמו זוהו – Zoho שמציעה לנו אפשרות לפתקיות צהובות ממש כמו פעם.

פיצ׳ר מגניב שיכול לתת לנו הרבה ערך מוסף פשוט קצר וקולע.

מנגד זאת חשוב לזכור שהיא מערכת crm ולא בטוח שבשביל משימות אישיות נרצה מערכת שכזו.

לעומת זאת מערכות כמו קליק אפ-clickup או טרלו – Trello ואפילו מאנדיי יכולות לתת מענה בנושא.

הן לא דורשות התחייבות גדולה לכמות משתמשים, ואפשר להתחיל לעבוד עליהם באופן כמעט מיידי.

בנוסף לזאת הן לא מצריכות מטמיעה בוודאי לא למשימות אישיות כך שזה בהחלט פתרון טוב.

סוג משימה מספר 2 – משימות פנים ארגוניות/ניהוליות

משימות פנים ארגוניות הם משימות שיכולות להיות גם אישיות עם נגיעה לעובדים אחרים.

או לחילופין משימות של הצוות שאינם קשורות ללקוחות.

משימות אלה הן בסיס הפעילות של ארגונים ועסקים.

כל ארגון או עסק מנהל משימות פנים ארגוניות ביחד עם העובדים הנוספים.

מצב זה מוביל שיתכן ויש משימה שהקשורה למספר אנשים בארגון או בעסק ועליה עובדים יחדיו.

כך אנחנו בעצם יכולים לעקוב אחרי הפעילות של העובדים וכל האנשים הקשורים למשימה.

• חשוב לציין כי משימות פנים ארגוניות אינם בהכרח משימות של ניהול פרויקטים שהוא תלוי בהתפתחות הפרויקט.

מערכת מתאימה למשימות מסוג זה?

אז כאשר אנחנו מדברים על משימות פנים ארגוניות עלינו לשאול האם המשימה היא תוצאה של ניהול פרויקט?

או לחילופין תוצאה של משימות שהתקבלו מישיבות צוות או החלטה ארגונית להוביל שינוי.

לכן המערכות שיכולות להתאים למשימות מסוג זה הינם צריכות להיות ייעודיות בלבד.

מערכות כמו שציינו בסוג המשימות האישי בהחלט יכול להתאים לארגון ולעסק.

למרות זאת חשוב לנו לצנן את התלהבות ולומר כי כאשר עובדים עם הצוות יש חשיבות רבה להטמעה נכונה של המערכת.

מערכות כמו מאנדי אף מחמירות ומציינות כי חבילת האנטרפייז שלהם לא נמכרות ללא הטמעה מסודרת.

כך שברגע שאתם מבינים כי עיקר הפעילות שלהם היא משימות פנים ארגוניות או ניהול פרויקטים עצרו והתייעצו.

בחנו מערכות שיודעות להעניק מענה רחב ולא רק ליצור משימות.

במערכת לניהול משימות ישנם פיצ׳ירים שקיימים אך ורק במערכת אלו.

פיצ׳רים כגון בניית אבני דרך, רשימת משימות לביצוע, משימות מורישות או יורשות ועוד.

באמצעותם ניתן להוביל את הארגון לפרודוקטיביות טובה יותר.

זה מוביל אותנו לסוג משימות האחרון שלנו והוא משימות מול לקוחות.

סוג משימה מספר 3 – משימות מול לקוחות

משימות מול לקוחות הינם משימות שאנחנו רוצים לבצע כאשר מדובר על עבודה מול הלקוח.

בעצם בשביל משימות אלו נוצרו מערכות ה-CRM.

מערכות לניהול לקוחות בעצם עונים לנו על הצורך לניהול ומעקב אחר הלקוח.

כחלק מפעילות זו עלינו ליצור משימות ולבצע אותם.

ככל שהזמן עבר יותר ויותר מערכות ותוכנות לניהול לקוחות החלו להתפתח.

כיום השימוש העיקרי לניהול משימות מול לקוחות נעשה באמצעות מערכות CRM.

מצב זה ייצר ריבוי מערכות ושמקשות מאוד על הבחירה.

לכן במידה ומדובר ואתם מחפשים מערכת לניהול משימות עבור לקוחות בחנו מערכות CRM.

בחירה במערכות שכאלה תעניק לכם תמונה של 360 מעלות על הלקוח.

כך יהיה לכם אפשרות ליצור מספר פעולות במקביל ולא רק משימות.

לבסוף

לבסוף בחינת מערכת לניהול משימות מצריכה הבנה מקדימה של סוג המשימה.

בעזרת הבנה זו תוכלו לדעת האם נבחר במערכת לניהול משימות או במערכת לניהול לקוחות.

חשוב לומר כי בחירת מערכות מצריכה ניסיון וידע מקדים.

כך שאם אין לכם את היכולת לבחור ולהבין איזו מערכת הכי מתאימה לכם.

נסו להתייעץ עם אנשי המקצוע.

קבוצות פייסבוק שלנו מסייעת בבחירת מערכות מידע מכלל הסוגים וניתן להצטרף אליהם בתחתית המאמר.

בנוסף תוכלו להשאיר לנו פרטים באתר ונשמח לסייע ולהעניק ייעוץ.

הפוסט מערכת לניהול משימות, כיצד בוחרים ומה חשוב לדעת? הופיע לראשונה ב-ISRAEL CRM.

אחת התכונות שהופכות אותה לכזאת היא פשוט השימוש ופרודוקטיביות של ממשק המשתמש.

הפשטות של השימוש הוביל למצב שחברות תוכנה כגון מאנדי – Monday.com ומערכות נוספות ממש רודפות אחריה.

אך חשוב לומר כי על אף היותה מערכת לניהול משימות מובילה היא בעיקר מתאימה לעבודה לדרג התפעולי.

הדרג התפעולי הכוונה לעובדים בדרג ביניים ונמוך שמטרתם העיקרית היא ניהול משימות פנים ארגוניות.

ניהול משימות בטרלו – Trello

ניהול משימות הינו מרכיב מאוד חשוב הארגון והוביל לכך שיותר ויותר חברות מחפשות פתרונות כמו טרלו – Trello.

היכולת של המערכת לאפשר לנהל משימות בפשוטות ובאמצעות היכרות קצרה עם המערכת הצליח להשיג המון עבור ארגונים.

המון הכוונה היא לבניית תהליכים מהירה ולא מסורבלת.

המערכת מאפשרת לנו לנהל תהליכים בתצוגה נוחה של התקדמות בכל שלב שלב.

תחשבו על זה שבמידה ויש לכם פרויקט פנים ארגונית שאתם רוצים לנהל?

בטרלו – Trello תוכלו ליצור תרשים זרימה שמגובה באמצעות אוטומציות וגם לראות בכל רגע את ההתקדמות.

כך אפשר ליצור תהליכים חוצי ארגון ובאמצעותם להבין את הקצב שלנו להתפתחות הפרויקט.

ממשק פשוט לניהול תהליכים

היכולת שלנו כעובדים לנהל תהליכים מאוד חשוב.

באמצעות ניהול תהליכים תקין אנחנו נוכל להבין איפה אנחנו נמצאים בכל שלב ושלב.

טרלו – Trello מעניקה לנו בדיוק את הדבר הזה, במיוחד באמצעות ממשק המשתמש(UI) של המערכת.

הממשק של טרלו – Trello מעניק את היכולת להבין בכל רגע נתון איפה אנחנו נמצאים, איזה משימות פתוחות יש לנו.

וכמובן איזה קשר יש בין המשימות.

כך אנו העובדים יכולים לקבל תמונת מצב עדכנית אודות הפעילות הפנים ארגונית שלנו.

לא מתאימה למנהלים

חשוב לנו רגע לעשות סדר במשפט שרשמנו ובשביל זה אנחנו צריכים לחלק את התשובה ל-2.

כולנו עובדים

כל מי שמשתמש במערכת, בין עם הוא מנהל או עובד בתחילת דרכו המקצועית צריך לנהל משימות.

היכולת של המערכת לענות לנו על צורך זה בהחלט בא לידי ביטוי בכמות המשתמשים של המערכת.

כיום טרלו נחשבת לאחת המובילות בתחום וכמו שציינו רבים מנסים להיות כמוהה.

לכן המערכת היא כלי תפעולי מצויין עבור העובדים והמנהלים כאחד.

למרות זאת מה קורה שהמנהלים רוצים לקבל אינדיקציה לפעילות העובדים?

דוחות מנהלים

דוחות מנהלים הם כלי ניהולי כמעט לכל מנהל שרוצה להבין איפה הארגון נמצא.

היכולת של מערכות המידע לספק לנו אינדיקציה כלפי הארגון חשובה לא פחות מפעילות העובד.

כאן טרלו – Trello שלא שונה מחברות ניהול תהליכים אחרות, לוקה בחסר.

היכולת של המערכת לתת לנו תמונת מצב על הפעילות הארגונית לא מספיק טובה.

איננו מתכוונים ליכולת של המערכת להציג לנו כמה משימות פתוחות יש לכל עובד.

אלה על היכולת שלנו לקבל תמונת מצב מלאה אודות הפרויקטים המנוהלים.

לכן כאשר אתם רוצים לנהל מספר פרויקטים במקביל אנו ממליצים לשלב מערכת נוספת.

מערכות לניהול נתונים כמו פאוור בי איי(POWER BI) או זוהו נתונים(zoho analytics) תוסיף ערך מוסף.

בשילוב המערכות האלה תוכלו לקבל תמונת מצב עדכנית על מספר פרויקטים.

ויתרה מזאת תוכלו להגדיר מידע נוסף שיעניק לכם המנהלים תמונת מצב אמיתית.

לבסוף

לבסוף אפשר לומר כי מערכות לניהול תהליכים בעולם יש לא מעט.

ואין זה משנה איזה מערכת תבחרו סביר להניח שמערכת טרלו – Trello תהא שם.

באמצעות השימוש במערכת תוכלו לפתח פעילויות רבות שיעניקו לכם ערך מוסף.

כך שהמלצה שלנו היא כאשר מדובר בניהול תהליכים זה להכיר את המערכת הזאת.

ומי יודע אולי באמצעותה תצליחו להשיא גם את הפעילות של העובדים!

הפוסט טרלו – trello מערכת ניהול משימות היא בעיקר לעובדים ופחות למנהלים! הופיע לראשונה ב-ISRAEL CRM.

ארגונים או עסקים אשר מעוניינים להקל על פעילות העובדים צריכים לייעל גם את תהליכי העבודה.

שיפור התהליכים ייקל על העובדים, ישפר את הפרודוקטיביות ויגביר את התפוקה.

אז מה חשוב לדעת לפני שאנחנו בונים תהליכים וכיצד זה קשור לסוג המערכת שבוחרים?

בחירת מערכת CRM או ניהול משימות?

אחת הדרישות של ארגונים בעת טרנספורמציה טכנולוגית היא לייעל את פעילות העובדים.

אך פעילות העובדים מתחלקת לשתי מחלקות עיקריות הן: מחלקת התפעול ומחלקת השיווק.

כל מחלקה צריכה תהליכים ייעודים עבור הפעילות הרלוונטית עבורה.

זה מוביל אותנו לאיזה מערכת נבחר להשתמש עבור כל מחלקה?

תהליכי עבודה במחלקת תפעול

רוב תהליכי עבודה במחלקות תפעול הם פנים ארגוניות ופחות מול הלקוח.

כלומר הפעילות היא בין העובדים אשר מעבירים משימות או פעולות לביצוע בתוך המחלקות.

תהליכים שכאלה, מצריכים ברובם מערכות לניהול משימות.

מערכות כמו מאנדיי – Monday או טרלו – Trello ואף היינו גם מוסיפים את איירטייבל – Airtable.

יכולות לשמש את הארגון בניהול תהליכי עבודה עבור מחלקת התפעול.

אותן מערכות מאפשרות ליצור תהליכים שיובילו להתייעלות ארגונית וניהול נכון של משימות.

כך העובדים לא יפספסו שום משימה ובעזרת תהליכים ייעודים יוכלו לתמוך אחד בשניה באוטומציה מלאה.

תהליכי עבודה למחלקת השיווק

במחלקת השיווק בחירת מערכת צריכה להיות ממוקדת לקוח.

בדיוק בשביל זה נועדו מערכות ה-CRM השונות.

מערכת CRM מטרתה העיקרית היא ניהול הלקוח ולכן תהליכים שכאלה היו מבוססי לקוח.

כך נוכל לנהל את מסע הלקוח בצורה טובה יותר ואף לבנות תהליכי עבודה ייעודים.

יצירת מסע לקוח ייעודי יוביל לכך שהתהליכים משרתים את מחלקת המכירות ותומכים בה גם שהם לא מול הלקוח.

תחשבו על זה שלקוח מתקשר אלינו ולא הספקנו לענות לו מה אנחנו יכולים לעשות?

האם מערכות לניהול משימות כמו שציינו קודם יכולות לעשות זאת? ברמה הטכנית כן.

אך האם מנאדיי יכולה להתחבר למרכזיה טלפונית? האם איירטייבל יכולה ליצור מסע לקוח בלי מייק – Make?

התשובה כנראה שלא!

תכנון ואפיון מקדים

כעת לאחר שעשינו סדר באיזו מערכת צריך לבחור נעבור לשלב התכנון.

בניית תהליכי עבודה מצריכה חשיבה ואפיון מקדים.

הינה כמה כללי יסוד שחשוב לדעת על אפיון תהליכי עבודה:

כלל מספר 1 – הכינו תרשים זרימה

הכינו תרשים זרימה מסודר שיסייע לכם להבין מה אתם רוצים להשיג.

בניית של תרשים תאפשר לנו לזהות נקודות כשל שיכולות להשפיע על כלל הארגון.

תהליכים שיוצרים LOOP בתוך הארגון ובכך יוצרים ריבוי משימות ותהליכי עבודה שגוים.

כלל מספר 2 – בדקו אוטומציות

בדקו האם תוכלו לבצע את התהליכים ישירות מתוך מערכת ניהול המשימות או ה-CRM.

במידה ואין לכם אפשרות ליצור את התהליכים בחנו את האוטומציות דרך מערכות חיצוניות.

מערכות כגון מייק – Make או זאפייר – Zapier יעניקו לכם אפשרות לעשות פלאים

כלל מספר 3 – חדשנות בתהליכים

בני אדם ברובם לא אוהבים שינויים ולפעמים מעדיפים לעבוד על תהליכים קלאסים.

שליחת הודעה ב-SMS ללקוח לפני פגישה או אחרי פגישה.

נסו לבחון להעביר את התהליכים שכאלה לווצאפ ותגדילו את אחוז ההודעות שעוברות ללקוח בצורה יעילה.

לבסוף ישנם עוד מספר כללים שיכולים לסייע אך אנחנו בחרנו להתמקד ב-3 הכללי שציינו.

הפוסט בניית תהליכי עבודה בכל מערכת מצריכה חשיבה ואפיון! הופיע לראשונה ב-ISRAEL CRM.