בניית תהליכי עבודה בכל מערכת מצריכה חשיבה ואפיון!

החשיבות של תהליכי עבודה במערכת CRM או במערכת לניהול משימות אינה מוטלת בספק.

ארגונים או עסקים אשר מעוניינים להקל על פעילות העובדים צריכים לייעל גם את תהליכי העבודה.

שיפור התהליכים ייקל על העובדים, ישפר את הפרודוקטיביות ויגביר את התפוקה.

אז מה חשוב לדעת לפני שאנחנו בונים תהליכים וכיצד זה קשור לסוג המערכת שבוחרים?

בחירת מערכת CRM או ניהול משימות?

אחת הדרישות של ארגונים בעת טרנספורמציה טכנולוגית היא לייעל את פעילות העובדים.

אך פעילות העובדים מתחלקת לשתי מחלקות עיקריות הן: מחלקת התפעול ומחלקת השיווק.

כל מחלקה צריכה תהליכים ייעודים עבור הפעילות הרלוונטית עבורה.

זה מוביל אותנו לאיזה מערכת נבחר להשתמש עבור כל מחלקה?

תהליכי עבודה במחלקת תפעול

רוב תהליכי עבודה במחלקות תפעול הם פנים ארגוניות ופחות מול הלקוח.

כלומר הפעילות היא בין העובדים אשר מעבירים משימות או פעולות לביצוע בתוך המחלקות.

תהליכים שכאלה, מצריכים ברובם מערכות לניהול משימות.

מערכות כמו מאנדיי – Monday או טרלו – Trello ואף היינו גם מוסיפים את איירטייבל – Airtable.

יכולות לשמש את הארגון בניהול תהליכי עבודה עבור מחלקת התפעול.

אותן מערכות מאפשרות ליצור תהליכים שיובילו להתייעלות ארגונית וניהול נכון של משימות.

כך העובדים לא יפספסו שום משימה ובעזרת תהליכים ייעודים יוכלו לתמוך אחד בשניה באוטומציה מלאה.

תהליכי עבודה למחלקת השיווק

במחלקת השיווק בחירת מערכת צריכה להיות ממוקדת לקוח.

בדיוק בשביל זה נועדו מערכות ה-CRM השונות.

מערכת CRM מטרתה העיקרית היא ניהול הלקוח ולכן תהליכים שכאלה היו מבוססי לקוח.

כך נוכל לנהל את מסע הלקוח בצורה טובה יותר ואף לבנות תהליכי עבודה ייעודים.

יצירת מסע לקוח ייעודי יוביל לכך שהתהליכים משרתים את מחלקת המכירות ותומכים בה גם שהם לא מול הלקוח.

תחשבו על זה שלקוח מתקשר אלינו ולא הספקנו לענות לו מה אנחנו יכולים לעשות?

האם מערכות לניהול משימות כמו שציינו קודם יכולות לעשות זאת? ברמה הטכנית כן.

אך האם מנאדיי יכולה להתחבר למרכזיה טלפונית? האם איירטייבל יכולה ליצור מסע לקוח בלי מייק – Make?

התשובה כנראה שלא!

תכנון ואפיון מקדים

כעת לאחר שעשינו סדר באיזו מערכת צריך לבחור נעבור לשלב התכנון.

בניית תהליכי עבודה מצריכה חשיבה ואפיון מקדים.

הינה כמה כללי יסוד שחשוב לדעת על אפיון תהליכי עבודה:

כלל מספר 1 – הכינו תרשים זרימה

הכינו תרשים זרימה מסודר שיסייע לכם להבין מה אתם רוצים להשיג.

בניית של תרשים תאפשר לנו לזהות נקודות כשל שיכולות להשפיע על כלל הארגון.

תהליכים שיוצרים LOOP בתוך הארגון ובכך יוצרים ריבוי משימות ותהליכי עבודה שגוים.

כלל מספר 2 – בדקו אוטומציות

בדקו האם תוכלו לבצע את התהליכים ישירות מתוך מערכת ניהול המשימות או ה-CRM.

במידה ואין לכם אפשרות ליצור את התהליכים בחנו את האוטומציות דרך מערכות חיצוניות.

מערכות כגון מייק – Make או זאפייר – Zapier יעניקו לכם אפשרות לעשות פלאים

כלל מספר 3 – חדשנות בתהליכים

בני אדם ברובם לא אוהבים שינויים ולפעמים מעדיפים לעבוד על תהליכים קלאסים.

שליחת הודעה ב-SMS ללקוח לפני פגישה או אחרי פגישה.

נסו לבחון להעביר את התהליכים שכאלה לווצאפ ותגדילו את אחוז ההודעות שעוברות ללקוח בצורה יעילה.

לבסוף ישנם עוד מספר כללים שיכולים לסייע אך אנחנו בחרנו להתמקד ב-3 הכללי שציינו.