אחסון בענן כיום הוא כלי האחסון המוביל לאחסון מידע חד משמעית.
עם חברות כמו גוגל, מיקרוסופט ודרופבוקס שהפכו את התהליך לפשוט וקל אין כמעט חברה שלא משתמשת בשירותי שכאלו.
ועדיין מבדיקה שביצענו בישראל CRM נוכחנו לגלות כי רבים ממשיכים לשלם כפול ולאחסן גם במערכת ה-CRM.
כלומר אחסון בענן או אחסון במערכת ה-CRM לא נתפס אצלם כתשלום כפול.
וזה בדיוק הסדר שאנו רוצים לעשות.
לפניכן בואו נבין כמה מושגי יסוד חשובים כמו מה אחסון בענן ומה זה אחסון במערכת ה-CRM.
מה זה אחסון בענן?
אחסון בענן הינו פלטפורמה לאחסון קבצים בשרת וירטואלי ובאינטרנט בפרט.
הגישה לשרתי האחסון בענן אפשריים ע"י API או באמצעות ממשק מבוסס דפדפן כגון מערכות ייעודיות שציינו או מערכות CRM.
המידע המאוחסן בענן הינו מידע המצטבר בארגון במהלך העבודה השוטפת.
אותו מידע הוא בעצם הבסיס למאגרי המידע של הארגון והופך אותו ל-SSOT בסופו של דבר.
כמו בכל מערכת אפשר לרכוש חבילות אחסון בגדלי שונים החל מ-1 ג׳יגה בייט ועד עשרות טרה-בייט.
כמובן שהמחיר הוא בהתאם לגדול המקום שנבחר.
כך גם במערכת ה-CRM שלכם.
אחסון במערכת ה-CRM
לאחר שהסברנו בקצרה מה זה אחסון בענן.
צריך להבין כי מערכת ה-CRM עושה כמעט אותו הדבר.
וכמו שציינו, אחסון בענן כמו במערכת ה-CRM הוא פלטפורמה לאגירת מידע ושמירתו על שרת וירטואלי.
בדיוק פה נוצר הכפל תשלום שלכם והכפל שירותים.
אחסון במערכת ה-CRM הוא הכרחי ומקל על עבודת הצוות בארגון אין ספק.
הוא מאפשר לנציגים או למנהלים לקבל מידע זמין ונגיש מבלי להתחיל לחפש אותו בין התיקיות.
מנגד עלות האחסון גבוהה משמעותית הרבה יותר מחברות האחסון הייעודיות.
לדוגמא עלות של ג׳יגה נוסף במערכת CRM יכול להתחיל מ-15 ש״ח ועד 50 ש״ח לג׳יגה בייט אחסון.
בנוסף לזאת ההשוואה בין המערכות מאוד מורכבת, כי חלק כוללות את זה בחבילות השירות הבסיסית ובחלקן יש תוספת תשלום.
כיצד ניתן לחסוך אלפי שקלים?
אז קודם כל נאמר שכן מדובר על אלפי שקלים.
צריך לדעת שככל שעובר הזמן המידע הנשמר בארגון רק גדל וגדל.
כל זה משפיע על נפח האחסון.
אם בהתחלה היינו יכולים להסתדר עם נפח האחסון בחבילה הקיימת במערכת CRM.
כעת אנו מבינים כי הוא אינו מספיק, ואז צריך להגדיל אותו.
זה מוביל אותנו לדוגמא מצויינת שנתקלנו בה לאחרונה.
לפני מספר חודשים פנתה אלינו חברה גדולה באזור המרכז וציינה שהיא משלמת אלפי שקלים כל חודש עבור אחסון.
ממש ככה, אלפי שקלים וכל חודש.
בשיחה קצרה עם הצוות ראינו שאותה חברה משלמת יותר מ-7,000 ש״ח בחודש עבור אחסון מחוץ למסגרת החבילה!
כן, קראתם נכון 7,000 ש״ח לחודש.
בחישוב מהיר אנחנו מדברים על 84,000 ש״ח בשנה לפחות נכון לכתיבת השורות האלה!
נתון מטורף שממש לא מצדיק את השימוש במערכת.
לאחר שעיבדנו את הנתונים ואף רצינו לבחור שימוש במערכת חדשה, החלטנו לעשות אוטומציה שתסייע ללקוח.
וביחד עם זאת גם תשמור על המידע נגיש.
מה שעשינו זה להעביר את הקבצים הקיימים בכרטיס הלקוח לאחסון ענן ומחקנו ממערכת ה-CRM.
איך זה קורה בפועל? הינה הצעדים שעשינו:
צעד מספר 1 – הכנת תרשים עבודה
הכנו תרשים עבודה מסודר שמציג לנו את כל התהליך מתחילתו ועד סופו.
כלומר באיזה סטטוס מתחילים לעבוד על המשימות או על הלקוחות ובאיזה סטטוס מסתיים התהליך.
ברגע שיהיה לכם תרשים שכזה תוכלו לדעת מתי בדיוק אין יותר צורך באחסון במערכת ה-CRM.
צעד מספר 2 – אינטגרציה ישירה לאחסון בענן
הצעד השני שעשינו לאחר שבנינו תרשים זרימה היה לבצע אינטגרציה לתוכנת האחסון.
כך בעת הטריגר שמסיים את העבודה במערכת ה-CRM נעביר את המידע לאחסון בענן.
cדוגמא שלנו היה מדובר על תוכנת דרופבוקס – Dropbox.
לאחר שהמידע הועבר לתוכנה הרלוונטית נעדכן קישור(Link) בכרטיס הלקוח לצורך גישה ישירה לאחסון בענן.
צעד מספר 3 – מחיקת המידע ממערכת ה-CRM
כעת לאחר שיצרנו במערכת ה-CRM קישור ייעודי לתיקיית הדרופובוקס נעבור לצעד הבא.
ברגע שיש לנו קישור לתיקיית הדרובוקס יש למחוק את המידע מתוך מערכת ה-CRM.
שימו לב צעד זה קריטי לתהליך כי במקרה של מחיקה לא כל מערכת יכולה לשחזר את המידע.
ניתן לבצע את התהליך באמצעות אוטומציה מובנית במערכת ה-CRM או באמצעות כלי API כמו MAKE.
לאחר נכין את התהליך באוטומציה תוכלו להתחיל למחוק את המידע מהמהערכת.
והתוצאה?
נפח האחסון במערכת ה-CRM ירד ואתם תשלמו פחות על האחסון.
בנוסף לזאת הגישה למידע הישן יופיע לכם בכרטיס הלקוח בכל רגע.
רוצים לשמוע עוד על התהליך? צרו איתנו קשר ונשמח לסייע.
כתבה זו נכתבה על ידי הכותב עצמו, וכל הנאמר בה מבטא את חוות דעתו האישית והמקצועית בלבד בנוגע לגופים עסקיים המוזכרים בה. המידע מובא לצורכי מידע כללי, דיווח ועניין ציבורי, בהתבסס על מקורות גלויים, פרסומים רשמיים ודיווחים פומביים. אין לראות בתוכן זה ייעוץ מקצועי, משפטי, פיננסי או אחר, ואין בו משום קביעה עובדתית חותכת, ייחוס אשמה או הבעת דעה נחרצת כלפי גוף עסקי כלשהו.
בהתאם לחוק איסור לשון הרע, תשכ"ה–1965, סעיף 15(4), כותב הכתבה מביע דעה בתום לב על פעילות גוף עסקי, כאשר הדעה מבוססת על עובדות נכונות הידועות לו ופורסמו כדין. הפרסום נעשה בתום לב, מתוך עניין ציבורי ולשם שמירה על זכות הציבור לדעת, כחלק מחופש הביטוי והעיתונות במדינה דמוקרטית.
אין בפרסום זה כוונה לפגוע, להכפיש או להשמיץ גוף עסקי כלשהו, ואם גוף עסקי המוזכר בפרסום סבור כי קיים בו אי־דיוק או נגרם לו נזק – אנו מזמינים את נציגיו לפנות אלינו לצורך בירור, הבהרה ותיקון בהתאם לדין ובהקדם האפשרי.
סימוכין: חוק איסור לשון הרע, סעיף 15(4) – "הבעת דעה בתום לב על התנהגותו או אופיו של אדם או גוף, כשהדעה הובעה על בסיס עובדות נכונות הידועות למפרסם".
