אחסון במערכת CRM? הינה מה שצריך לדעת!

אחסון במערכת CRM בעולם העסקים של ימינו הוא נקודה מאוד חשובה בבחירת מערכת.

ארגונים רבים בוחרים מערכת CRM על סמך הנוחות שימוש או במילים מוכרות יותר UI/UX.

בנוסף לזאת ישנם עוד מספר פרמטרים שמשפיעים על בחירת מערכת CRM.

אך מעט מאוד בודקים את נושא האחסון במערכת CRM.

למה חשוב לבדוק את האחסון במערכת CRM?

בעולם העסקים של היום ארגונים אוגרים מידע אודות הלקוחות שלהם או על פעילות פנימית בארגון.

יותר ויותר ארגונים אוגרים מידע רב ובכך משתמשים יותר בשטחי האחסון הקיימים במערכת ה-CRM.

במצב שכזה הארגון צריך למצוא חלופות לבעיית האחסון שנוצרה.

לפתע ארגונים מבינים שאחד הדברים החשובים לבדוק בעת בחירת מערכת CRM זה כמות האחסון.

כך לאחר מספר חודשי עבודה בתחומים מסוימים המגלים כי המערכת מוגבלת ולא ניתן להוסיף עוד מידע.

• חשוב לנו לציין – המידע אלינו אנו מתכוונים הינו מסמכים וקבצים הקשורים לעבודה השוטפת או ללקוחות.

כעת לפני לפני שנמשיך נרצה לספר לכם סיפור על ארגון שלאחרונה ביקש מאיתנו סיוע באחסון המידע.

ארגון גדול שפנה לישראל CRM ציין שהוא בחר מערכת CRM וכעת הם רוצים להחליף.

לאחר שיחה קצרה בירור צרכים קצר הבנו הבעיה כלל אינה במערכת אלה בכמות המידע שיכולה לאחסן.

אחד המנהלים בארגון ציין בפנינו שאף אחד לא אמר להם שיש מגבלה על הכמות בעת הרכישה.

בגלל חוסר השקיפות ועלות הגבוהה של אחסון המידע הם רוצים לעבור מערכת CRM.

ניסינו להרגיע את הרוחות ואת הרצון להחליף את המערכת.

בסופו של דבר מדובר על מערכת טובה ואפילו מאוד.

כעת שהרוחות נרגעו ניסינו למצוא פתרונות באמצעות אינטגרציות למערכת כמו דרופבוקס או גוגל.

כך הצלחנו לגרום לכל קובץ שעולה למערכת לעבור לשרת ענן ולהימחק מהמערכת.

בנוסף יצרנו קישור למסמך בכרטיס הלקוח או בציר התקשרות.

בעזרת פעולות אלו הלקוח החליט להישאר במערכת ולהמשיך לעבוד איתה.

במקרה שציינו בפניכם הצלחנו למצוא פתרונות אך האם אצל כולם זה ככה? ממש לא!

לכן הינה 3 טיפים שסייעו לכם לדעת מה חשוב לבדוק לגבי אחסון במערכת CRM

נקודה מספר 1 – בחירת חבילה במערכת CRM

כל מערכת CRM מציעה לנו מספר חבילות לשימוש מול המערכת.

ברוב המקרים כל חבילה מכילה פיצ'רים שונים וככל שמתקדמים האפשרויות עולות.

לכן נסו לבחור חבילה שמתאימה לכם ולבדוק מה כמות המידע שניתן לאחסן.

יתכן וכמות האחסון תשתנה בהתאם לכמות המשתמשים או התחום.

נקודה מספר 2 – תדירות גיבוי

כמו שצריך לבחור חבילה יש גם חבילות גיבוי למערכת CRM.

לדוגמא זוהו CRM מציעה לנו חבילת גיבוי בסיסית למידע הקיים במערכת.

החבילת אנטרפרייז של זוהו מעניקה לנו את אפשרות לגבות את המידע פעמיים בחודש.

באמצעות גיבוי זה ניתן להוריד את המידע ולמחוק את המידע המאוחסן במערכת.

בנוסף מציעה לנו זוהו חבילות גיבוי יומיות וכמובן בתוספת תשלום סבירה.

כך תוכלו לוודא שהמידע המאוחסן במערכת נשמר ומגובה.

נקודה מספר 3 – גיבוי מידע ואחסון חיצוני

מערכות CRM מאפשרות לנו לגשת לשרתים וירטואלים (דרופבוקס וכו') וזה כבר ציינו מקודם.

בדיוק בגלל זה צריך לבחון אפשרות של אינטגרציה מובנית בין המערכות.

אינטגרציה שכזאת מוגדרת כ-Native.

כך ניתן להתחבר לשרתים וירטואליים מבלי להסתמך על מערכות צד שלישי כגון מייק – Make.com

חיבור לשרת וירטואלי יקל על העומס באחסון ויאפשר לכם לגשת למידע ישירות דרך המערכת ה-CRM.

לבסוף

לבסוף בחירת מערכת ישנם הרבה פרמטרים לבחור ובהחלט צריך יד מקצועית שתכוון.

בדיוק בגלל זה החלטנו לכתוב את המאמר בנושא.

לכן אם אתם רוצים לבחור מערכת CRM או מתלבטים באיזה כלי אחסון להשתמש צרו עמנו קשר.

נוכל לסייע בחירת מערכת CRM וכמובן לתת הכוונה מקצועית שתסייע בתהליך.