אחסון ענן, קבצים ומסמכים במערכת ה-CRM

אחד השימושים העיקרים של מערכת CRM הינו האפשרות לאחסון ענן.

מערכות CRM רבות מאפשרות באמצעות שימוש טכנולוגיה חדשנית לאחסן קבצים ומסמכים בענן.

בזכות אפשרות זו אותם ארגונים מקבלים גישה למידע בכל מקום שיש גישה למערכת ה-CRM.

בדיוק בגלל זה חשוב לנו לעשות סדר ולהבין מה חשוב לדעת בנושא ומה נכון לעשות לפני שמתחילים.

הינה 3 נקודות שיעשו לכם סדר.

נקודה מספר 1 – גודל האחסון בענן!

בעולם מערכות ה-CRM המעבר לשימוש בטכנולוגיה ענן היא חובה.

כל חברת תוכנה יודעת שאם היא לא תעביר את הפעילות שלה לענן, אין לה יותר מדי סיכוי לשרוד.

ועדיין למרות המעבר לענן, האם חברות התוכנה גם מאפשרת אחסון ענן? התשובה היא לא!

הסיבה שלא כל חברה מאפשרת אחסון ענן נובעת מהתחזוקה היקרה של השרתים.

לכן לפני שאתם ממהרים לבחור מערכת CRM ודאו את הדברים הבאים:

1. בבחירת מערכת CRM תבדקו עם המערכת היא בענן.
   
2. בבחירת מערכת CRM תבדקו כמה מקום לאחסון ענן אתם מקבלים.
   
3. בבחירת מערכת CRM תבדקו כמה עולה לכם מקום אחסון נוסף.

נקודה מספר 2 – שירותי אחסון ענן

שירותי אחסון ענן הופכים לנפוצים יותר בכל יום.

תוכנות כמו ONE DRIVE , DROPBOX וכמובן GOOGLE DRIVE נעשו נחלת הכלל.

ארגונים בכל הגדלים משתמשים בתוכנות אלו במטרה לנהל את המידע.

כאן בדיוק חברות ה-CRM השונות רוצות להיכנס.

הן מעוניינות שתנהלו את המידע דרכם ומציעות חיבור ישיר לשירותי אחסון השונים.

לדוגמא ZOHO CRM או סיילספורס מציעות חיבור מובנה ובלחיצת כפתור כל מה שצריך זה שם וסיסמה.

בעזרת חיבור שכזה תוכלו לגשת למידע שלכם בכל מקום ממערכת ה-CRM.

ותוצאה? חסכון בזמן במציאת קבצים ומסמכים וכל המידע במקום אחד.

בנוסף לזאת תוכלו לגשת למידע גם דרך שירותי האחסון ולא רק דרך מערכת ה-CRM.

נקודה מספר 3 – אוטומציה וגיבוי מידע

לאחר שהבנו שחשוב לבדוק את גודל ושירותי האחסון שאנו מקבלים עם מערכת ה-CRM.

עלינו להבין שיתכן ונבחן לעבוד על שרת מקומי של הארגון ואותו נצטרך לחבר למערכת CRM.

ביצוע של אוטומציה לשרת של החברה דורשת ידע והיא יכולה לסייע בכל הקשור לגיבוי מידע.

ארגונים רבים מעדיפים לגבות את המידע של הארגון גדול ככל שיהיה בשרתים ייעודים שלהם.

לכן חשוב לבדוק שרגע לפני שאתם חושבים על אחסון ענן נסו לראות האם בכלל כדאי לחבר את השרת המקומי.

חיבור של שרת מקומי יוזיל עלויות אך גם ידרוש תחזוקה שוטפת.

התוצאה היא שתהיה לכם שליטה מלאה על המידע ולא תהיו תלויים בשירותי האחסון השונים.

לבסוף

לבסוף אנחנו מבינים כי ניהול המידע הוא חלק בלתי נפרד מהפעילות של הארגון וחשוב מאוחד לעשות את זה נכון.

הקפידו לבדוק את כל הדברים החשובים לפני שאתם מתחילים לעבוד עם מערכת ה-CRM השונות והכי חשוב לא למהר.