בעולם העסקים של היום ארגונים חייבים לצבור כמה שיותר מידע ונתונים(Database – דַּאטָה־בֵּייס). לדוגמא חברות הביטוח אוספות עלינו מידע רב בכל הקשור למצב הבריאות, הפיננסי ומקצועי.
חברות קמעונאות אוספות מידע על מנת להבין את הרגלי הצריכה שלנו וזה רק על קצה המזלג.
מחקרים מראים כי ב-2025 כמות מאגר מידע (Database – דַּאטָה־בֵּייס) תגיע לסדר גודל של 175 זטה בייט (zettabytes).
לכן על מנת שארגונים יוכלו להצליח ולנהל את מאגר מידע (Database – דַּאטָה־בֵּייס) שלהם הם צריכים להגיב מהר.
במאמר הזה ריכזנו לכם דברים שחייבים לבצע בשביל לחסוך בעלויות פרסום, עלויות הטעמת מערכות CRM וכמובן הגדלת כמות הנציגים במוקדי השירות או המכירה.
לפני שהם בכלל בוחנים להחליף מערכת CRM להגדיל תקציבי פרסום וכמובן לגייס נציגי מכירות.
מה זה מאגר מידע(Database – דַּאטָה־בֵּייס)
מאגר מידע או מאגר נתונים(Database – דַּאטָה־בֵּייס) הוא כלי שמרכז בתוכו את המידע הרלוונטי עבור הארגון.
לדוגמא חברה שמעוניינת לאסוף מידע אודות המצב הפיננסי על לקוחותיה תקים מאגר ייעודי עבור צורך זה.
ובכך תאגור את המידע הרלוונטי עבור הארגון תחת בסיס נתונים רלוונטי שניתן לשלוף ממנו את המידע בכל עת באמצעות מערכות ממוחשבות.
כיום ארגונים מחזיקים את מאגר המידע שלהם בשרתי ענן על מנת להנגיש את הגישה אל בסיס הנתונים(Database – דַּאטָה־בֵּייס) מכל מקום.
כיצד מנהלים את בסיס הנתונים של מאגר המידע(Database – דַּאטָה־בֵּייס)
על מנת שנוכל לנהל את מאגר המידע(Database – דַּאטָה־בֵּייס) בארגון בצורה נכונה, עלינו להשתמש במערכות מידע או במערכות CRM(לחצו לפירוט המערכות המובילות) שיעניקו לנו את כלי הניהול הטובים ביותר למעקב ובקרה.
החשיבות של בחירת מערכת CRM יכולה להשפיע רבות על הפעילות של ארגון במגוון רחב של פרמטרים כגון: גיוס כח אדם, תקציבי פרסום ויעדי חברה.
3 טיפים לניהול מאגר מידע(Database – דַּאטָה־בֵּייס)
- טיוב מידע – ממחקר שחברת ISRAELCRM ביצעה באמצעות קבוצת HGC הגענו למסקנה כי הסיבה העיקרית שהטמעת מערכות ובאופן כללי הטמעת מערכת CRM אינה נכשלת בגלל הטכנולוגיה החדשה או ההכשרה של העובדים אלה בגלל מאגר מידע(Database – דַּאטָה־בֵּייס) לא מעודכן.
ארגונים שניסו להטמיע מערכת CRM גילו שהעברת המידע ממערכת אחת למערכת אחרת יצר סוג של כאוס(בלאגן) מכיוון שברגע שעובדים המון שנים ולא מעדכנים נתונים ככה גם העבודה לטיוב המידע גדולה יותר בעת מעבר מערכת CRM.
לכן על מנת שהארגון יוכל להצליח במעבר מערכת CRM עליכם להקפיד ולוודא שהמידע שלכם בארגון מטויב בצורה נכונה. - זמן – בסעיף הקודם ציינו שטיוב נתונים משפיע על הטעמת מערכות CRM וכיצד הוא משפיע על המעבר למערכת חדשה. כעת אנחנו נדבר על זמן!.
בניהול מאגר נתונים עלינו להבין שאנחנו צריכים כמה שיותר זמן על מנת שמאגר הנתונים שלנו יהיה מספיק גדול וחזק לתמוך במוקד שירות או מכירות.
ארגונים רבים נוטים לקחת מאגר מידע ופשוט לשרוף אותו בעצם זה שהם משתמשים במידע שוב ושוב בתקופות זמן קצרות מה שגורם ליותר אנשים לבקש להסיר את עצמם מתוך הרשימה. - רישום מאגר מידע כחוק – ניהול מאגר מידע (Database – דַּאטָה־בֵּייס) כחוק יכול להיות שווה הרבה מאוד כסף לארגונים שמעוניינים להשתמש במידע בעתיד.
הקפידו לבצע רישום מידע נכון באתר משרד המשפטים "רישום מאגר מידע".
רישום של המאגר ימנע תביעות מיותרות של אנשים שפניתם אליהם, יכול לחסוך בתקציב הפרסום של החברה בכך שניתן לפנות אל האנשים שוב ושוב בצורה חוקית מבלי לרכוש עוד רשומות חדשות.
מסקנות
כמו שהבנתם ניהול מאגר מידע או בסיס נתונים איזה דבר קל כלל. לכן לפני שאתם ממהרים לבצע שינוי או לבצע השקעה במערכות טכנולוגיות הקפידו קודם כל לוודא שמאגר הנתונים שלכם מעודכן, מכיל סטטוסים לכל רשומה ובוודאי רשום בצורה חוקית.
