האם מערכת CRM היא גם מערכת ניהול פרויקטים?

"ניהול פרויקטים ומערכת CRM במקום אחד יש כזה דבר?"

ארגונים ועסקים רבים פונים אלינו בשאלה זו ומנסים לקבל עליה תשובה עניינית.

אז רגע לפני שאנחנו עונים על השאלה הזו עלינו להבין כי מערכת CRM היא כלי ניהולי ותפעולי חשוב לארגון.

אך האם היא גם מתאימה לניהול לקוח וגם פרויקטים? זו שאלה שאנחנו ננסה לענות לכם עליה.

מטרת מערכת CRM

בעולם העסקים של היום מערכת CRM היא כלי ניהול לכל דבר.

השימוש במערכת CRM מאפשר לקבל תמונות מצב מלאה על הארגון ובמיוחד על הלקוח.

באמצעות הפקת דוחות וניהול נכון של תהליך הגיוס של הלקוח, מנהלים יודעים בכל רגע נתון מה מצבו.

בדיוק בגלל זה עלינו להבין קודם כל כי מטרת מערכת ה-CRM כשמה היא "ניהול לקוח".

לכן כמו ששמה היא "מערכת לניהול קשרי לקוחות" כך גם מטרתה וכל שילוב בין המערכות מצריך חשיבה ואפיון.

ניהול פרויקטים במערכת CRM

יותר ויותר ארגונים מעוניינים לנהל את כל הפעילות העסקית תחת מקום אחד והמקום הזה הוא מערכת CRM.

למרות הרצון הרב שיש למנהלים ולארגונים, הפער בין הרצוי למצוי קצת יותר גדול.

רוב מערכות ה-CRM היום אינם מאפשרות לשלב בין ניהול לקוחות לבין ניהול פרויקטים.

לכן הדבר הראשון שעלינו להבין שכמו שיש התמחות לרופאים כך יש התמחות למערכות CRM.

מערכות כגון מאנדיי – Monday וקליק אפ – Clickup הינם מערכות שנועדו לניהול משימות.

לעומת זאת מערכות כגון פיירברי – Fireberry (לשעבר פאוורלינק – Powerlink) או הכוורת מתאימות בעיקר לניהול לקוח.

מערכות לניהול פרויקטים משולבת CRM

כמו שציינו רבים הארגונים שרוצים לנהל הכל תחת תוכנה אחת.

חברות התוכנה מזהות את הפוטנציאל הקיים וממהרות לצמצם את הפער ואף להציע פתרונות מלאים לנושא.

מערכת זוהו (ZOHO CRM) מעניקה אפשרות להתחבר למודולים ייעודים.

מודול ייעודי כמו ZOHO PROJECT מאפשר לארגונים לשלב בין המערכות.

כך הארגון יכול לקבל את המידע הרלוונטי אודות הלקוח ואילו מנהלי התפעול יכולים לנהל את הפרויקט.

ולמרות זאת התממשקות לפעילות אינה פשוטה ומצריכה הבנה מקדימה במודול המדובר.

לבסוף

לבסוף רגע לפני שאתם בוחרים מערכת CRM או משלבים בין המערכות נסו להכין אפיון מקדים.

על האפיון להתייחס לכל שלבי גיוס הלקוח ולא רק לחלק ספציפי!

אפיון צריך להתייחס לשלבים הבאים:

1. שלב גיוס הלקוח – כיצד אנחנו מוסיפים אנשי קשר וחברות למערכת CRM או ניהול הפרויקטים?
   
2. שלב יצירת הצעת מחיר – הרי בסופו של דבר כל פרויקט מתחיל מהצעת מחיר ואישור הזמנה.
   
3. שלב הקמת הפרויקט – לאחר שהצעת המחיר מאושרת כיצד מתווסף הפרויקט למערכת?

ברגע שתכינו לכם פורמט מסודר אודות האפיון הרצוי תוכלו לדעת איזה מערכת להשתמש בניהול פרויקטים.

השאלות שצריך לשאול שמחפשים מערכת

1. האם מערכת CRM בעלת יכולת מובנת לניהול פרויקטים?
   
2. האם ניהול פרויקטים זו התמחות של המערכת?
   
3. האם יש לנו את הדוחות הרלוונטיים לארגון?