הטמעת מערכות מידע בארגונים או עסקים יכולה לקחת חודשים ואף שנים!

הטמעת מערכות מידע זה אחד האתגרים היותר קשים שאנחנו נתקלים בו בישראל CRM.

ארגונים רבים אשר פונים אלינו במטרה להטמיע מערכות מידע חדשות, מצפים לקליטה ומסירה מהירה שלהן.

הרצון לקבל מערכת תוך מספר שבועות הוא בהחלט מובן, אך תרבות הכאן ועכשיו לפעמים לא מתחברת למציאות בשטח.

ותק הארגון או העסק

המציאות בשטח שאנו מתכוונים אליה היא ותק הארגון או העסק.

ארגונים ועסקים ותיקים הם בעלי מאגרי מידע גדולים ובוודאי מתנהלים לפי נהלי עבודה מוגדרים.

מצב מוצא זה חשוב קודם להבין שעוד לפני שיוצאים לדרך אפיון מוגדר לבדו יתכן ויקח מספר שבועות.

האפיון המקצועי צריך להתייחס לכמות המידע הקיימת בארגון ושיטת העבודה הנהוגה בין המחלקות השונות.

שתי הנקודות שציינו לבדן מצריכות זמן רב להבנה של התהליך.

בנוסף לזאת ישנו עוד דגש חשוב והוא גודל הארגון.

הטעמת מערכות מידע בארגון או בעסק גדול

בהטמעת מערכות מידע, גודל הארגון חשוב מאוד ויכול להשפיע רבות על התהליך.

ארגונים גדולים או עסקים בעלי עשרות או אף מאות עובדים יתכן והיו בעלי דרישות רבות.

במצב שכזה יהיה נכון לבחור מטמיע מערכות מקצועי שיוביל את התהליך.

• חשוב לנו לציין – תפקידו של מטמיע המערכות לספק את האמצעי ולא את המטרה!

באמצעות אפיון מקצועי שמתייחס לתהליך הארגוני ניתן יהיה להתחיל את התהליך בצורה של סדרי עדיפויות.

סדרי העדיפויות יוכלו לסייע לנו לתחום בזמן את כל השלבים שאנחנו רוצים לבצע.

נוכל להבין מה חשוב ודחוף ומה פחות חשוב, נוכל לדעת מאיפה אנחנו רוצים להתחיל ולצאת לדרך.

משך זמן הביצוע

לבסוף שואלים אותנו לא מעט פעמים איך ויתכן שמתחרים שלכם מציעים הטמעת מערכת בחצי מהזמן ואף שליש ממנו.

אחת הסיבות לכך היא התייחסות רק למחלקה מסוימת ולא לכלל הארגון.

מי שנכנס לקישור שצירפנו בתחילת המאמר בוודאי היה יכול לראות שהארגון מכיל כ-6 בתי חיים שונים.

1. פיננסים
2. מחקר ופיתוח
3. שיווק
4. ניהול
5. כח אדם
6. תפעול

בתי החיים אלו הם חלק בלתי נפרד מכל פעילות טכנולוגית.

התעלמות במהלך האפיון מבית אחד יתכן ויכולה לקצר את זמן ההטמעה.

אך בפעול התעלמות מאחד הבתים היא להוביל את הטמעה לכך שהתהליך יכשל ואף יגרום נזק.

לסיכום

לסיכום חשוב לנו לציין שתהליך הטמעת מערכות מידע הוא תהליך שלוקח זמן.

בנוסף גם ארגונים קטנים עוברים אותו תהליך רק עם החלטות מהירות יותר.

אך ברגע שנכנסים לתהליך מקצועי ונכון חשוב לדעת כי בעזרת בנייה נכונה ניתן לקבל תוצאות טובות יותר.

חשוב לזכור ולחדד כי בניית תהליך המתבסס על המספר חודשים והכנה מקדימה של סדרי עדיפויות תוביל לכך שהתהליך יצליח.

בנוסף לזאת תנסו לתאם ציפיות, כך גם תוכלו להבין מה אתם מצפים ולא מה רק רוצים לקבל.

לבסוף אפשר לומר שהטמעת מערכות מידע זה עבודה לא פשוטה ולכן צריכה יד מקצועית שתכוון.