הטמעת מערכת לניהול לקוחות? זה הזמן שזה לוקח!

בתור חברה להטעמת מערכות לניהול לקוחות, ISRAELCRM נתקלת בלא מעט ארגונים שמעוניינים להטמיע מערכת לניהול לקוחות(CRM) באופן מיידי.

בעולם העסקים של היום חשוב לפעול מהר אך זה לא אומר שאפשר לעשות יותר טעויות.

חשוב לומר כי הרצון להתחיל לעבוד באופן מיידי מצריך את הארגון לבצע שני אפיונים במקביל.

האפיון הראשון הוא אפיון טכני ואילו האפיון השני הוא אפיון ארגוני.

הפרדה בין האפיונים תוכל לסייע לארגון להבין מה אפשר לעשות עכשיו(או אתמול) ומה צריך ברמת הארגון.

כעת בואו ננסה להבין כמה זמן לוקח לנו כל אפיון.

• לפני שאנחנו מתחילים גודל הארגון והמחלקות השונות מצריכות זמן רב יותר לאפיון ולכן יש הפרשי זמנים בין ארגון לארגון.

הטעמת מערכת לניהול לקוחות – אפיון טכני

"הרצון להתחיל לעבוד מיד לבין הרצון לקבל מערכת שמשרתת את הארגון".

המשפט הזה הוא תמצית הפעילות בהטעמת מערכת CRM.

ברוב המקרים ארגונים מבצעים אפיון טכני ולאחר מספר חודשי עבודה מציינים כי "המערכת לא מתאימה".

הסיבה המרכזית היא מכיוון שבתחילת הדרך אנחנו תמיד נרצה להתחיל לעבוד כמה שיותר מהר.

ועל מנת להתחיל כמה שיותר מהר אנחנו צריכים אפיון טכני.

אפיון טכני יסייע לארגון באיזה שדות נרצה שהיו לנו, אינטגרציות שיחסכו לנו זמן עבודה וכמובן תהליכי עבודה.

אפיון שכזה ואין זה משנה באיזה תוכנה נבחר לוקח לפחות כ-25 שעות עבודה ויותר עוד לפני הטעמת המערכת.

• כמובן שיש מטמיעים שמבצעים אפיון תוך כדי תנועה שזה תלוי בארגון.

ההמלצה שלנו ומניסיון של מאות פרויקטים היא להבין שהטעמת מערכת במינימום לוקחת בין חודש לחודשיים.

למה הטעמת מערכת אחרי אפיון טכני לוקחת חודשיים או יותר מ-30 שעות פיתוח:

• בניית שדות
• תהליכי עבודה בסיסים
• עדכון נתונים היסטורית
• חיבור וקליטת לידים
• הדרכה על המערכת

כל הנקודות האלה לבד דורשות זמן התאמה לארגון וזה מוביל אותנו לאפיון הארגוני

חשוב לדעת – הזמן שלוקח לאפיין צרכים תלוי בגודל הארגון והמחלקות שמערכת ה-CRM אמורה לשרת.

הטעמת מערכת לניהול לקוחות – אפיון ארגוני

לאחר האפיון הטכני עלינו להבין שמגיעים הצרכים הארגונים.

באפיון ארגוני ננסה לדעת מה אפשר לעשות בשביל להגדיל את הפרודוקטיביות בעזרת מערכת CRM.

נשאל שאלות לצורך הבנת התהליך הארגוני הקיים.

שאלות כגון:

• האם כל לקוח שנמצא במעקב בהכרח צריך משימה?
• במקרה של איחור במשימה מי מקבל התראה?
• הזמנות מעל X ש"ח או דולר האם נרצה לקבל התראה?
• יש להבין האם מדובר בנוהל עבודה או תהליך עבודה?

שאלות שכאלה משפיעות על הטעמת המערכת וגורמות לתהליך להתמשך זמן רב יותר מהמתוכנן.

• זכרו אפיון מערכת CRM עם גורם טכני תמיד נמשך פחות זמן לעומת אפיון עם יועץ ארגוני.

כעת לאחר שהבנו שהשאלות בגין הארגון לוקחות לנו יותר זמן ננסה להבין כמה זמן צריך בשביל זה.

אנו בחברת ISRAELCRM ממליצים על הטעמת מערכת שהיא לפחות 4 חודשים.

אז נכון יקומו ויגידו שאפשר למסור מערכת בפחות זמן אך תמיד אני מספר את הבדיחה הבאה:

מורה שואלת את התלמידים שלה – "כמה זה 5 כפול 5?"

אחד התלמידים מתפרץ וצועק בלי לחשוב יותר מדי – "התשובה היא 20 המורה"

המורה התאפקה לא לצחוק ואמרה לתלמיד – "זו תשובה לא נכונה"

התלמיד בתגובה אמר לה "נכון, אבל איזה מהר עניתי"

זו בדיוק הנקודה שאנחנו רוצים לחדד ולומר שהטמעת מערכת לניהול לקוחות דורשת זמן.

אין בעיה לסיים מהר את האפיון ובוודאי את הטעמה אך הממוצע הוא 4 חודשים מפרויקטים שביצענו בחברת ISRAELCRM.

לסיכום

לבסוף אין זה משנה איזה מערכת נבחר בין עם זה SALESFORCE או מאנדיי – Monday.

הטעמת מערכת לניהול לקוחות לוקחת זמן ובכל ארגון זה משתנה.

לכן הקפידו לבצע אפיונים מוקדמים, ביחד עם הטעמה נכונה תוכלו להתחיל לקבל תוצאות מהר הרבה יותר.