התממשקות לאייקאונט – Icount היא אחת הדרישות הנפוצות שאנו נתקלים בה בהטמעת מערכת CRM.
הסיבה לכך היא כנראה בגלל שאייקאונט – Icount, הינה אחת ממערכות הנהלת החשבונות המובילות בישראל.
בעקבות הבנה שמדובר על מערכת הנהלת חשבונות מובילה כך גם הדרישה להתממשקות מולה רב.
אחת מהתממשקויות המבוקשת ביותר זה חיבור למערכת צד שלישי או מערכת CRM.
כאשר עובדים על מערכת CRM ובנוסף אליה מערכת הנהלת חשבונות החיבור בניהם הינו קריטי לארגון.
למה יש חשיבות עצומה להתממשקות לאייקאונט – Icount? וכיצד היא הפכה לכזו פשוטה?
רגע לפני התממשקות לאייקאונט – Icount
כמו שציינו התממשקות למערכת חשבונאית הינה קריטית.
היכולת שלנו כארגון לקבל מידע על הפעילות הפיננסית היא אחת מהדרישות המובילות של מנהליו.
לכן גם עם תבצעו התממשקות למערכת החשבונאית ואין זה משנה איזו מערכת המידע התעדכן תמיד קדימה.
במצב שכזה אם הארגון קיים מספר שנים לא תוכלו לקבל מידע היסטורי אודות הפעילות הפיננסית.
כתוצאה מכך תצטרכו להמשיך לעבוד על מספר מערכות.
על מנת לנו בעיה שכזו נסו לקבל 2 החלטות פשוטות לפני שרצים לבצע את ההתממשקות.
נקודה מספר 1 – הזנת המידע ההיסטורי
במידה והארגון קיים מספר שנים נסו להפיק קובץ אקסל עם כל הרכישות של הלקוחות שלכם.
על הקובץ להכיל בטוחות כמה שיותר פירוט אודות הרכישות של הלקוח.
מידע כגון המוצרים שנרכשו, סכום הרכישה, כמות ותאריך יסייעו לכם להכין דוחות רטרו.
נקודה מספר 2 – אופן ההצגה של המידע
כל מי שהפיק מסמך חשבונאי יודע שיש לו פורמט קבוע.
האפשרות לראות את הרכישות של הלקוחות בפורמט של צורה חשבונאית יעניק לכם אפשרות לנתח הזמנות.
בנוסף לזה תוכלו להבין כמה הזמנות יש ללקוח ולא רק את כמות הרכישות.
- דוגמא – לקוח אחד עשה הזמנה אחת עם 3 מוצרים שונים כלומר ללקוח יש 3 רכישות ואילו הזמנה 1.
בעזרת ריכוז הרכישות ואיחודם להזמנה אחת עבור מספר רכישות שביצע הלקוח תוכלו לקבל מידע תקין יותר.
- חשוב לציין – יתכן כי בחלק ממערכות ה-CRM תצטרכו להשתמש בשירותים של מתכנת על מנת לבנות מערך ההזמנות.
אחת מהתממשקויות החשובות ביותר
כעת לאחר שהבנו מה צריך להכין לפני שמתחברים שקולטים מידע למערכת ה-CRM.
עלינו להבין כי ההתממשקות למערכת חשבונאית הינה החשובה ביותר עבור הארגון.
ובעצם משמשת כנקודת מפנה בבחירת מערכת ה-CRM.
הסיבה שאנו אומרים זאת היא מכיוון שאם נעצור לרגע ונבנה מסע לקוח נראה שהחלטה האם לעבוד על מערכת CRM או כל מערכת אחרת תלויה בפן החשבונאי.
נניח ומסע הלקוח שלכם מורכב מ-5 שלבים ובשלב האחרון אנחנו צריכים להפיק חשבונית ללקוח.
אזי במצב שכזה מערכת ה-CRM שנצטרך לבחור לארגון הינה מערכת לניהול פניות/מכירות וכו'.
כלומר מערכת כמו פייפדרייב או פיירברי יכולה להתאים לנו כמו כפפה.
מערכות אלה טובות מאוד בניהול מכירות ונחשבות לנפוצות והמובילות בישראל בנושא.
מנגד אם נרצה לנהל פרויקטים אזי שנרצה מערכת CRM שתוכל לשמש את הארגון כ-SSOT.
מאגר המידע האמיתי של הארגון(SSOT).
מערכת CRM שמשמשת מאגר מידע לא תצטרך להכיל תהליכים מורכבים אלה רק מידע בסיסי על הלקוח.
בנוסף לזאת ניהול אנשי הקשר של הלקוח תוביל למידע עדכני ונכון.
כיצד זה בא לידי ביטוי בניהול פרויקטים?
רוב הארגונים מנהלים פרויקטים או תהליכים תפעולים אשר מושפעים מאבני דרך פיננסים.
תחילת פרויקט מקדמה ולאחר מכן כל שלב עוד סכום צריך לעבור לארגון.
התממשקות למערכת חשבונאית תסייע לנו להתקדם ולהפיק דרישות תשלום בכל התקדמות של שלב.
כך ניהול פרויקט מצריך מאיתנו לממשק את מערכות ה-CRM למערכת החשבונאית.
כתוצאה מכך נוכל לדעת ולהבין איפה החיובים של הלקוח נמצאים בכל רגע נתון.
התממשקות לאייקאונט – Icount פשוטה?
אז נעשה סדר בנושא המאמר האם "ההתממשקות לאייקאונט – Icount פשוטה?"
אייקאונט – Icount מציעה לנו את האפשרות להתחבר למערכת שלה דרך מספר שלבים והם.
אפשרות ראשונה באמצעות מייק – Make.com
אפשרות ראשונה להתממשקות הינה באמצעות מערכת מייק – Make.com
מערכת מייק הינה מערכת המאפשרת חיבורים ישירים באמצעות אפליקציות מובנות למערכות השונות.
בעזרת מערכת זו תוכלו להתחבר למערכת אייקאונט – Icount ותוכלו לקבל מידע אודות הפעילות החשבונאית.
בנוסף לזאת נוכל גם לבצע היזון חוזר באמצעות המערכת ונוכל להפיק מידע ישירות ממערכת ה-CRM.
כלומר כל הזמנה או הצעת מחיר מאושרת תעבור לאייקאונט – Icount באמצעות מייק.
אפשרות שניה באמצעות API
אפשרות נוספת להתחברות הינה באמצעות כתיבת קוד וביצוע קריאות API.
אופציה זו הינה פשוטה בעקבות הכלים של אייקאונט – Icount מעניקה לנו המפתחים ומאפשרת פשוטת שימוש.
כך נוכל לגשת למערכת ולהפיק מסמכים חשבונאים והכל בעזרת טוקן API שיאפשר לנו גישה למערכת.
כמובן שכמו במערכת מייק גם פה ניתן לבצע היזון חוזר ולייצא ולהפיק מסמכים חשבונאים ועוד.
אפשרות שלישית באמצעות WEBHOOK
באמצעות Webhooks, תוכלו לקבל מידע למערכת צד שלישי בכל פעם שמופק מסמך במערכת.
המשפט בשורה הראשונה אינו משפט שאנחנו כתבנו אלה אייקאונט – Icount.
משפט זה הינו תמצית השימוש במערכת ומוכיח לנו כמה פשוט קל לקבל את המידע למערכת צד שלישי.
בעזרת וובהוק – Webhook ייעודי תוכלו לקבל את המסמך לכל מערכת CRM שתבחרו.
פשוט השימוש של תהליך זה מוכיח שוב למה אייקאונט – Icount הינה מערכת מובילה ופשוטה לשימוש.
כך שגם פה תוכלו לכל כל מסמך חשבונאי ואפשרות זו מתאימה בעיקר לחניות איקומרס.
לסיכום
לסיכום אנחנו יכולים לומר שיש עוד מערכות חשבונאית שיכולות ואף מציעות אפשרויות שציינו.
אך אייקטונט מוכיחה שוב ושוב את פשוט השימוש שלה.
למרות זאת חשוב לזכור כי חיבור של מערכת חשבונאית מצריך הבנה בסיסית בחיבור מערכות אפילו קטנה.
לכן אנו ממליצים להתייעץ עם מתכנת או מומחה בתחום ולא לנסות לפחות לא פעם הראשונה לבד.
