שליחת מיילים – Email's ממערכת CRM

שליחת מיילים – Email's ממערכת ה-CRM היא אחת מהדרישות המרכזיות של הארגונים בבחירת מערכת.

האפשרות לשלוח מיילים ממערכת ה-CRM מעניק לאנשי השיווק והשירות לעבוד ממקום אחד.

במאמר הקרוב נסביר כיצד מקל על העובדים, מה חשוב לדעת במערכת ומתי לא נשלח ממערכת ה-CRM?

מה זה מיילים – Email's

בהגהה הנכונה נהוג לומר אימייל – Email שזה בעצם דואר אלקטרוני.

איננו מתכוונים להסביר על ההתפתחות של הטכנולוגיה או מי המציא אותה.

אך אנחנו נסביר שמטרת המיילים ממערכת ה-CRM היא לאפשר תקשורת טובה יותר מול הלקוח.

בזכות פעילות זו ניתן לתעד שיחות, לשלוח קבצים וכמובן לדוור את הלקוחות בחומרים שיווקים או שירותים.

כיום כל תוכנת CRM שמכבדת את עצמה מאפשרת גישה ישירה לתיבת המייל הארגוני ועוד.

התממשקות למערכת ה-CRM

התממשקות למערכת CRM ותיבת המייל של המשתמש או הארגון הינה פעולה פשוטה.

מערכות ה-CRM המובילות מאפשרות להתחבר לתיבת הדואר של 365 או Gmail ממש בלחיצת כפתור.

כך שכל מה שצריך לעשות על מנת לחבר את תיבת המייל למערכת ה-CRM זה שם משתמש וסיסמה.

לאחר החיבור של תיבת הדואר האלקטרוני למערכת תוכלו לשלוח ולקבל מיילים ישירות לתוך המערכת.

• חשוב לנו לציין – ישנם מערכות CRM שמצריכות גישה לממשק מנהל על מנת להתחבר ועדיין החיבור הוא מהיר ופשוט.

נקודה נוספת שחשוב לדעת בעת ההתממשקות היא התחברות לשרת חיצוני שאינו 365 או Gmail.

התממשקות במצב שכזה מצריכה איש מקצוע ובעל ידע בחיבור שרתים חיצונים והגדרות IT.

ברגע שתגדירו את השימוש תוכלו להשתמש בתיבת הדואר בצורה פשוטה.

תבניות מיילים – Email's

דרישה נוספת כאשר עובדים על מערכת ה-CRM היא אפשרות להכין תבניות למיילים – Email's.

שימוש בתבניות מוכנות מאפשר לעובדים להגיב בצורה מהירה ולשלוח חומר ללקוח או למתעניין פוטנציאלי.

במצבים שכאלה המשתמש במערכת יכול לשלוח ללקוח מיילים – Email's מוכנים מראש והכל תחת מקום אחד.

למרות חשוב לבדוק מספר דברים כאשר עובדים על מערכות CRM ותבניות מיילים – Email's.

נקודה מספר 1 – סוג הממשק

הכנה של תבניות הינה פעולה פשוטה אך לפעמים ישנם ממשקים שמצריכים ידע.

בעבר רוב התבניות היו כתובות בשפת HTML מה שהיה מצריך ידע בסיסי בשפה.

כיום ישנם מערכות CRM שמעניקות ממשק פשוט ונוח להכנת תבניות.

בעזרת ממשק שכזה תוכלו להכין תבנית למייל לא פחות טובה ממערכת דיוור ייעודית.

נקודה מספר 2 – שדות דינאמים

נקודה חשובה נוספת היא אפשרות להוסיף שדות דינאמיים.

כמעט כל תבנית שנרצה להכין תכיל שדה דינאמי כזה או אחר.

האפשרות להוסיף שדות שכאלה מקל עלינו להתאים את התבניות לכל לקוח בנפרד.

כך נוכל לשלוח מספר מיילים – Email's זהים למספר לקוחות שונים.

והכל בלחיצת כפתור אחד מתוך המערכת ובאמצעות אוטומציה פשוטה.

• חשוב לציין – ישנם מערכות CRM שמאפשרות ליצור תבניות אך לא להוסיף שדות דינאמים ולכן חשוב לבדוק זאת.

נקודה מספר 3 – תזמון מיילים – Email's

שליחת מיילים מתוזמנים דרך מערכת ה-CRM חשובה מאוד למי שעובד על תחומי השיווק והמכירה.

תחשבו על זה שאתם יכולים להוציא דיוור מתוזמן ממש כמו במערכת סמוב – Smoove או אקטיב טרייל.

כך שניתן לתזמן פעילות שיווקית ובעצם המערכת CRM תעבוד בשבילכם ולא הפוך.

לסיכום

לסיכום אפשר לציין עוד נקודות חשובות בשליחת מיילים – Email's מתוך מערכת ה-CRM.

אך לבסוף עלינו להבין שמערכת ה-CRM כמו שציינו במאמרים קודמים אינה מערכת דיוור.

אין זה אומר שלא ניתן להשתמש במערכת להפקת הודעות מובנות ללקוחות ולשפר את התקשורת.

בנוסף לזאת עלינו לזכור שהשימוש במיילים יכול לשמש אותנו להרבה יותר דברים.

האפשרות לתקשר עם הלקוח בתחומי השירות ישפר את הפעילות הארגונית ויגדיל את הפרודוקטיביות.

כך שאין זו משנה איזה מערכת CRM תבחרו עליכם להבין קודם כל מה הצרכים שלכם.

כעת שיש לכם את הצרכים תוכלו לבחור מערכת CRM בצורה טובה הרבה יותר.