בעולם העסקים של היום החשיבות לניהול מידע רק גדלה וגדלה.
ארגונים ועסקים מבינים כי ניהול הלקוח לבדו אינו מספיק ויש לאסוף כמה שיותר מידע אודות הלקוח והפעילות העסקית.
אך מה קורה כאשר לאחר זמן מה צברנו מידע רב במערכת ה-CRM ואין לנו אפשרות לגשת למידע בצורה נגישה?
ארגונים רבים חווים בדיוק את מה שאנחנו כותבים ממש בשורות אלה.
מערכות CRM רבות מציעות לנו מערכת לניהול לקוחות אך במידה ואנחנו רוצים למשוך את המידע בדיוק פה מתחילה הבעיה.
במאמר הקרוב אנו נתמקד ב-3 דרכים פשוטות שייסעו לנו לגבות את המידע בארגון וכמובן להנגיש אותו.
- חשוב לנו לציין – בוודאי שיש מספר רב של דרכים לגבות את המידע אך אנחנו נתמקד בדרכים פרקטיות לגיבוי מידע.
דרך מספר 1 – גיבוי מידע ידני
מערכות CRM רבות מאפשרות לנו לייצא את המידע הקיים בארגון לקבצי אקסל במטרה פשוטה לבצע חיתוכים.
אך שימוש זה יכול גם להועיל לנו גם בדרכים אחרות כגון גיבוי מידע אודות הלקוח.
באמצעות יצוא פשוט לאקסל נוכל לקבל מידע אודות פרטי הלקוח, הערות, משימות וכמובן תיעוד שיחות ועוד.
בדיוק בגלל זה אנו ממליצים דווקא לגופים יותר קטנים לקבוע נוהל שייסע להחליט מתי מגבים את המידע הקיים.
נוהל הזה יסייע לכם בכל הקשור לניהול המידע ויעניק לעסק את האפשרות לשחזר את המידע מבלי תלות בחברות התוכנה.
3 טיפים לגיבוי מידע באופן ידני
- נסו לגבות את המידע על הבסיס שבועי – פעם בשבוע הורידו כל מידע אפשרי לקובץ אקסל .
- גבו את המידע על שרת ענן כגון: דרופבוקס, 365, או גוגל דרייב כמובן שיש את האפשרות לכונן חיצוני.
- אל תסתפקו רק בשם וטלפון, נסו לקבל את כל המידע אודות הלקוח החל מי הערות, משימות, שיחות טלפון ועוד.
דרך מספר 2 – גיבוי למידע באמצעות שרת ייעודי
בעולם העסקים של המאה ה-21 רוב מערכות לניהול לקוחות או במילים מוכרות יותר CRM מתנהלות על שרתי ענן.
מערכות אלה מאפשרות לארגונים שמעוניינים לוודא שמידע שלהם מוגן ושמור ברמה הגבוה ביותר.
שרת ענן יאפשר לאותם ארגונים גישה מלאה למידע שלהם בכל עת וכמובן בכל שלב גם במתקפת סייבר.
- חשוב לנו לציין שאף מערכת לא מוגנת ב-100% וכמובן שגם שרת ענן ייעודי חשוף לתקיפת סייבר.
3 טיפים לגיבוי מידע באמצעות ענן
- הקפידו שהשרתים שלכם היו על השרתים הטובים ביותר – AWS, 365, GOOGLE
- ממשק פעילות פשוט לתפעול שיעניק לכם גישה מלאה למידע בכל מקום
- בצעו אינטגרציה מלאה לשרת באמצעות API ובכך תקלו על תהליך עדכון הנתונים והגיבוי למידע.
דרך מספר 3 – גיבוי באמצעות מערכת ה-CRM
הדרך האחרונה ואולי היקרה ביותר היא באמצעות חברות התוכנה השונות.
מערכת CRM שמכבדת את עצמה מאפשרת ללקוח שלה לגבות את המידע או מעניקה גיבוי למשך זמן מוגבל.
על פניו נשמע טוב נכון? אז חשוב לנו לציין ברוב המקרים מערכות CRM מאפשרות גיבוי לתקופה של 24 שעות עד 48 שעות.
הגיבוי בדר"כ מתבצע על כרטיס הלקוח ולא על תיעודי שיחות או הערות.
לכן אנו ממליצים רק במידה ואין אוריינות דיגיטלית לבחור בדרך זו על מנת להקל על העבודה בארגון.
לבסוף
לבסוף כמו שציינו ישנם עוד מספר רב של דרכים אך כמו בכל מאמר שלנו אנחנו משתדלים להישאר ממוקדים.
הפעילות של הגיבוי מצריכה אסטרטגיה הרי אם המידע שנשמר אינו חשוב אז למה לשמור אותו?
נסו לשמור רק את מה שחשוב ולא מה שצריך.
