מה לעשות שמטמיע מערכות מידע לא מספק את התמורה!

מטמיע מערכות מידע הוא תפקיד שברוב המקרים נבחר לגייס גורם חיצוני או במילים מוכרות יותר פרילנסר.

הבחירה בו בוודאי אמורה להעניק לארגון ערך מוסף.

בוודאי כזה שיסייע לנו במגוון תחומים ולא רק טכנולוגים.

ולמרות זאת התחלתם לעבוד, ולאחר עשרות שעות ולפעמים חודשים הוא פשוט לא מספק את התמורה!.

במצב שכזה התסכול גדול, המערכת היתה כבר צריכה להיות באוויר ופשוט כלום.

אך לפני שאנחנו ממשיכים ומסבירים מה ניתן לעשות חשוב לנו לעשות גילוי נאות.

גם אנחנו לפעמים לא מספקים את התמורה, וגם אותנו עזבו לקוחות.

אך האם מקרה כזה הוא סוף העולם? ממש לא!

במאמר הקרוב נסביר קודם כל את תפקידו, מה ניתן לעשות בשביל לקבל תמורה מלאה.

תפקידו של מטמיע מערכות מידע

רגע לפני שאתם בוחרים מטמיע מערכות מידע או בכלל מטמיע מערכות CRM.

עליכם להבין כי למטמיע שכזה ישנם מספר תפקידים חשובים לפני הכל.

תפקיד מספר 1 – להביא ניסיון טכנולוגי אבל גם ניהולי

הדבר הראשון שאנו צריכים להבין לפני שאנחנו בוחרים מטמיע מערכות זה כי תפקידו קודם כל להביא ניסיון.

רבים בוחרים נסיון טכנולוגי אך האם זה תפקידו היחד בלבד?

ממש לא!

מטמיע מערכות חייב להביא ניסיון ניהולי לצורך קידום הטמעה.

ברוב המקרים החלטות הינם ניהוליות ואף ארגוניות וזה מצריך ידע.

תפקיד מספר 2 – פתרונות יצירתיים

רבים ממטמיעי המערכות הבוחרים לעבוד על מערכת ספציפית ולקדם אותה.

מצב זה מוביל לכך שיתכן במהלך הדרך תבינו שהמערכת בכלל לא מתאימה לכם ואף מוגבלת מאוד.

במצב שכזה תפקידו של המטמיע לשמש כגורם אוביקטיבי ולא להתחייב למערכת אחת בלבד.

תפקידו לספק לכם פתרונות יצירתיים וכלים ייחודיים לפתרונות.

גם אם צריך להחליף מערכת CRM.

תפקיד מספר 3 – ליצור שפה משותפת

כאשר עושים תהליך כמו הטמעת מערכת CRM צריך לדעת שזה מצריך גם שינוי ארגוני.

בהמשך לתפקיד מספר אחת של המטמיע.

עליו גם ליצור בארגון שפה משותפת.

כזאת שתגרום לכלל המחלקות לדבר אחת עם השניה.

אז נכון, יתכן והרבה ממכם אומרים ״אבל זה לא תפקיד שלו״.

פה בדיוק מתחילה הטעות והבעיה העיקרית.

כאשר מטמיע מערכות עובר על כלל מחלקות החברה,

כנראה שלאחר תקופה מסויימת הוא יודע לומר איפה בדיוק כל בעיה בארגון.

לכן יש לוודא שהוא באמת יוצר שפה משותפת בין כלל המחלקות.

ועדיין מה לעשות שהוא נכשל?

הבנתם את התפקיד של מטמיע מערכות מידע והתחלתם לעבוד איתו.

וכמו שציינו לאחר תקופה של התקדמות אנחנו רואים שאנחנו בעצם עומדים במקום.

התוכנה לא מתקדמת, הצוות לא עובד עליה ואתם?

ממשיכים לשלם במקרה הטוב!

אך במקרה הרע? הזמן שעבר לא חוזר.

במצב שכזה אין לכם מה למהר ולחפש מטמיע אחר.

כל שינוי לאחר תקופה של מספר חודשים בעצם תוביל אתם להוצאות נוספות.

מה שיש לעשות זה קודם כל לשקף את החוסר שביעות רצון למטמיע או למטמיעה.

שתפו אותם בתסכול שלכם, נסו לומר להם מה חסר ומה חשוב לכם לקדם.

ביחד עם זאת עבדו עם רשימת משימות מסודרת ולא כזאת שנבנת תוך כדי תנועה.

• חשוב לציין שלפעמים בנייה תוך כדי תנועה היא נכונה יותר לארגון מאשר תוכנית עבודה מסודרת.
  היא תבטיח תגובה מהירה יותר, הבנה נכונה יותר של התהליך ותסייע למנוע שינויים דרמטים בארגון.

לאחר שדיברתם ושיתפתם על ליבכם, עברו לצד המקצועי.

דבר ראשון תפסיקו לעבוד לפי שעות.

נסו לסגור עלות חודשית מוגדרת בשביל למסגר את הפסד או את הפרויקט.

ואם כבר אתם עובדים בצורה כזאת? חזרו ללוח המשימות.

עברו משימה משימה ותשימו לה תאריך ביצוע.

זכרו כי גם הארגון שאתם עובדים בו לפעמים מתקשה לקבל את השינוי וזה מוביל לכישלון המטמיע.

לבסוף

לבסוף אפשר לומר כי גם אם ננסה למסגר את הנזק או למנוע את הבעיה, יתכן ולא נצליח.

והסיבה לכך היא לא חוסר יכולת מקצועית ברוב המקרים, אלה חוסר כימיה.

וזו בדיוק הנקודה האחרונה שצריך להבין, כאשר מטמיע מערכות לא מספק לנו את הסחורה.

זה קורה לפעמים כי פשוט לא מתחברים אליו, או שהוא לא מתאים לד.נ.א שלנו.

במצב שכזה, עצרו את הכל.

נהלו שיחה עם מטמיע המערכות ותסבירו לו שהדברים לא עובדים.

אל תסגרו את הדלת, לפעמים ההבנה שלנו לתהליך לא ברורה בהתחלה ובטח גם לא לאחר מספר חודשים.

תבקשו ממנו להעביר לכם את החומרים, ליצור מצב שהוא זמין לעזרה, בתשלום כמובן.

והכי חשוב תלמדו מהטעות שלכם.

בסוף פרילנסר בארגון ולא משנה באיזה תפקיד זה כמו לגייס עובד.

אתה מגייס אותו בזכות היכולות שלו ומפטר אותו בגלל האופי שלו.

מרגישים שגם אתם נמצאים במצב דומה? צרו קשר ונשמח לסייע.