דוחות מתוזמנים לא רק נותנים דוחות מצב, הם משנים אותו!

‏דוחות מתוזמנים הם כלי חשוב מאוד לכל מי שעובד עם מערכת crm.

השימוש בהם מאפשר לקבל עדכון בכל זמן שתבחרו, בתחילת יום או בסוף יום.

דוחות כגון ביצועי עובדים, סדר יום, סטטוס משימות ועוד משמשים את הארגון למספר רב של דברים.

שימוש בכלי זה הוביל לכך שמנהלים המשתמשים בו, מצליחים לנהל נתונים טוב יותר במערכת ה-CRM.

אך לאחר בדיקה שלנו נוכחנו לגלות נתון מדהים!

גילנו כי פחות מ-65% מהמנהלים לא משתמשים בדוחות מתוזמנים והסיבה שזה קורה תפתיע אתכם!

לפניכן עלינו להבין קודם כל מה זה דוחות מתוזמנים? כיצד הם יכולים לסייע לנו?

וכמובן מה הסיבה המפתיע שלא משתמשים בכלי זה!

מה זה דוחות מתוזמנים?

ניהול נתונים במערכת CRM הוא פעילות לא פשוטה כלל.

היכלות שלנו כמנהלים לעקוב אחר המידע המוזן למערכת בכל רגע מקשה על העבודה השוטפת.

בדיוק בגלל זה נועדו הדוחות המתוזמנים.

דוח מתוזמן הוא בעצם כלי שמאפשר לנו לקבל עדכון אודות פעילות הארגון או קבלת סטטוס עדכני בזמן מסויים.

תזמון הדוח נועד לענות על הצורך שלנו להבין מה היה בכל יום או פעילות בארגון מבלי להפיק אותו באופן ידני.

כך ניתן לחסוך זמן והכנה של הדוח בכל פעם ויתרה מזאת ניתן לקבל עדכון בכל טריגר שנבחר.

איך דוחות משנים את המצב בארגון או בעסק?

בתחילת המאמר ציינו שמנהלים לא משתמשים בדוחות מתוזמנים!

כעת אנחנו יכולים לספר לכם כי הסיבה לכך היא כי פשוט אין להם את הכלי הזה במערכת CRM שבחרו.

ארגונים או עסקים בוחרים מערכת crm על סמך המלצות ומתמקדים בעיקר באוטומציות או אינטגרציות.

כך שבעצם התמקדות היא בצד הטכני ולא בצד הניהולי או הארגוני.

תחשבו לרגע שאם אתם מנהלים ויכולתם לקבל תמונת מצב בכל שעה אודות הפעילות של ארגון?

האם הייתם פועלים אחרת? סביר להניח שכן.

שימוש בדוחות מתוזמנים יכול לגרום לכם להגיב מהר יותר ונכון יותר.

בעצם השליטה שלכם על הנתונים תהא טובה יותר ובכך תצליחו לקבל החלטות מהירות יותר.

בנוסף לזה כמה ממכם הייתם רוצים שהדוחות הכי חשובים היו מוכנים ב-8 בבוקר לפני הישיבה היומית?

כך שבסופו של דבר שימוש בדוחות מתוזמנים יכול ממש לשנות את המצב של הארגון.

• נקודה למחשבה: כמה זמן יש לכם בתור מנהלים להיכנס למערכת הcrm ולהפיק דוחות?

לכן רגע לפני שאתם בוחרים מערכת crm עצרו! ובדקו את הדברים הבאים:

• האם יש להם דוחות מתוזמנים במערכת CRM?
  
• בדקו האם ניתן להפיק דוחות לא רק באקסל אלה גם בpdf.
  
• בחנו בנוסף גם את האפשרות לבצע עיצוב קל לדוחות שהיו נעימים לעין.

בסופו של דבר מלבד המנהלים יתכן וגם העובדים היו מעוניינים לקבל דוח יומי שסייע להם בביצועים ועמידה ביעדים!

לבסוף

לבסוף אפשר לומר כי דוחות מתוזמנים בהחלט יכולים לסייע לנו לשפר את הארגון או העסק.

בדיוק בגלל זה חשוב להסתכל על כלל הפרמטרים בעת בחירת מערכת Crm.

בחנו את הנושא הטכני כמובן אך לא פחות את החלק הארגוני.

לסיום נאמר כי כדאי להתייעץ עם איש מקצוע רגע לפני שאתם מחליטים, זכרו שאין תחליף לניסיון.

כך גם תצליחו לחסוך כסף והכי חשוב זמן!