מערכת לניהול משימות, כיצד בוחרים ומה חשוב לדעת?

מערכת לניהול משימות היא אחת המערכות החשובות ביותר בארגון או בעסק.

החשיבות של ניהול משימות היא הרבה מעבר לאיזו מערכת נבחר אלה גם לסוג המשימה.

היכולת שלנו לסווג את סוגי המשימות בארגון יכולה להשפיע רבות על בחירת המערכת.

לכן רגע לפני שאתם בוחרים מערכת CRM או מערכת לניהול משימות ייעודית עצרו!

במאמר הקרוב ננסה להתייחס למספר סוגי משימות ואיזו מערכת CRM יכולה להתאים להן.

• נקודה למחשבה – האם אתם יודעים מה התמחות של המערכת CRM שלכם?

מערכת לניהול משימות

לפני בוחרים מערכת צריך להבין את סוגי משימות.

סוגי המשימות המשתנות מארגון לארגון ובוודאי גם מעסק לעסק מצריכות בחינה מקדימה.

למרות זאת אנו נתמקד ב-3 חלות סוגי המשימות ברמת המאקרו של הארגון והם:

סוג משימה מספר 1 – משימות אישיות

כולנו זוכרים את הפתקיות הצהובות שהיו מודבקות לנו בכל מקום בבית או על המחשב.

אלה אותם משימות אישיות שהיינו שמים לנו בשביל לא לפספס אותם.

המשימות האישיות הם חלק בלתי נפרד מהיום יום שלנו העובדים, המנהלים וכמובן העצמאים.

משימות אלה נועדו לפעילות אישית ולא לפעילות קבוצתית.

סוג משימות אלה הוא פרסונלי ובעצם נועד לשמש אותנו בשביל שלא נשכח מה לעשות.

איזו מערכת מתאימה למשימות מסוג זה?

אז למשימות אישיות ישנם הרבה מערכות שיכולות להתאים.

זה מתחיל ממערכת crm כמו זוהו – Zoho שמציעה לנו אפשרות לפתקיות צהובות ממש כמו פעם.

פיצ׳ר מגניב שיכול לתת לנו הרבה ערך מוסף פשוט קצר וקולע.

מנגד זאת חשוב לזכור שהיא מערכת crm ולא בטוח שבשביל משימות אישיות נרצה מערכת שכזו.

לעומת זאת מערכות כמו קליק אפ-clickup או טרלו – Trello ואפילו מאנדיי יכולות לתת מענה בנושא.

הן לא דורשות התחייבות גדולה לכמות משתמשים, ואפשר להתחיל לעבוד עליהם באופן כמעט מיידי.

בנוסף לזאת הן לא מצריכות מטמיעה בוודאי לא למשימות אישיות כך שזה בהחלט פתרון טוב.

סוג משימה מספר 2 – משימות פנים ארגוניות/ניהוליות

משימות פנים ארגוניות הם משימות שיכולות להיות גם אישיות עם נגיעה לעובדים אחרים.

או לחילופין משימות של הצוות שאינם קשורות ללקוחות.

משימות אלה הן בסיס הפעילות של ארגונים ועסקים.

כל ארגון או עסק מנהל משימות פנים ארגוניות ביחד עם העובדים הנוספים.

מצב זה מוביל שיתכן ויש משימה שהקשורה למספר אנשים בארגון או בעסק ועליה עובדים יחדיו.

כך אנחנו בעצם יכולים לעקוב אחרי הפעילות של העובדים וכל האנשים הקשורים למשימה.

• חשוב לציין כי משימות פנים ארגוניות אינם בהכרח משימות של ניהול פרויקטים שהוא תלוי בהתפתחות הפרויקט.

מערכת מתאימה למשימות מסוג זה?

אז כאשר אנחנו מדברים על משימות פנים ארגוניות עלינו לשאול האם המשימה היא תוצאה של ניהול פרויקט?

או לחילופין תוצאה של משימות שהתקבלו מישיבות צוות או החלטה ארגונית להוביל שינוי.

לכן המערכות שיכולות להתאים למשימות מסוג זה הינם צריכות להיות ייעודיות בלבד.

מערכות כמו שציינו בסוג המשימות האישי בהחלט יכול להתאים לארגון ולעסק.

למרות זאת חשוב לנו לצנן את התלהבות ולומר כי כאשר עובדים עם הצוות יש חשיבות רבה להטמעה נכונה של המערכת.

מערכות כמו מאנדי אף מחמירות ומציינות כי חבילת האנטרפייז שלהם לא נמכרות ללא הטמעה מסודרת.

כך שברגע שאתם מבינים כי עיקר הפעילות שלהם היא משימות פנים ארגוניות או ניהול פרויקטים עצרו והתייעצו.

בחנו מערכות שיודעות להעניק מענה רחב ולא רק ליצור משימות.

במערכת לניהול משימות ישנם פיצ׳ירים שקיימים אך ורק במערכת אלו.

פיצ׳רים כגון בניית אבני דרך, רשימת משימות לביצוע, משימות מורישות או יורשות ועוד.

באמצעותם ניתן להוביל את הארגון לפרודוקטיביות טובה יותר.

זה מוביל אותנו לסוג משימות האחרון שלנו והוא משימות מול לקוחות.

סוג משימה מספר 3 – משימות מול לקוחות

משימות מול לקוחות הינם משימות שאנחנו רוצים לבצע כאשר מדובר על עבודה מול הלקוח.

בעצם בשביל משימות אלו נוצרו מערכות ה-CRM.

מערכות לניהול לקוחות בעצם עונים לנו על הצורך לניהול ומעקב אחר הלקוח.

כחלק מפעילות זו עלינו ליצור משימות ולבצע אותם.

ככל שהזמן עבר יותר ויותר מערכות ותוכנות לניהול לקוחות החלו להתפתח.

כיום השימוש העיקרי לניהול משימות מול לקוחות נעשה באמצעות מערכות CRM.

מצב זה ייצר ריבוי מערכות ושמקשות מאוד על הבחירה.

לכן במידה ומדובר ואתם מחפשים מערכת לניהול משימות עבור לקוחות בחנו מערכות CRM.

בחירה במערכות שכאלה תעניק לכם תמונה של 360 מעלות על הלקוח.

כך יהיה לכם אפשרות ליצור מספר פעולות במקביל ולא רק משימות.

לבסוף

לבסוף בחינת מערכת לניהול משימות מצריכה הבנה מקדימה של סוג המשימה.

בעזרת הבנה זו תוכלו לדעת האם נבחר במערכת לניהול משימות או במערכת לניהול לקוחות.

חשוב לומר כי בחירת מערכות מצריכה ניסיון וידע מקדים.

כך שאם אין לכם את היכולת לבחור ולהבין איזו מערכת הכי מתאימה לכם.

נסו להתייעץ עם אנשי המקצוע.

קבוצות פייסבוק שלנו מסייעת בבחירת מערכות מידע מכלל הסוגים וניתן להצטרף אליהם בתחתית המאמר.

בנוסף תוכלו להשאיר לנו פרטים באתר ונשמח לסייע ולהעניק ייעוץ.