טרנספורמציה דיגיטלית זה פתרון מושלם למניעת כיבוי שריפות בארגונים!

טרנספורמציה דיגיטלית הפכה עם השנים לפתרון של ארגונים ועסקים במגוון רחב של בעיות.

אחד השימושים המרכזים במעבר להליך דיגיטלי הוא טיפול ב״כיבוי השריפות״.

ארגונים ועסקים רבים מנסים בכל רגע נתון לנסות להבין באיזה סטטוס נמצא העובד, הלקוח וכמובן העסק.

מצב זה מוביל לכך שכל הזמן המנהלים נמצאים במרדף אחר השריפה הבאה.

בדיוק בגלל זה עלינו לבצע הליך של טרנספורמציה דיגיטלית והנה כמה דרכים אפקטיביות כיצד ניתן לעשות שינוי זה.

טרנספורמציה דיגיטלית

ארגונים בעולם העסקים של ימינו מאופיינים באופן מובהק בטרנספורמציה הדיגיטאלית.

זה בא לידי ביטוי בציפייה של לקוחות לקבל זמינות כאן ועכשיו כמעט בכל פלטפורמה אפשרית.

בנוסף לזאת ותוך כדי שהם מקבלים מענה מכם, כבר מוקפצת להם הודעה ממומנת של מתחרים שלכם בפיד או באתר בו הם מבקרים.

וכעת נשאלת השאלה כיצד ניתן לייצר שליטה בארגון כאשר ״הזמינות״ הפכה למיידית?

באמצעות הטכנולוגיה נוכל לגרום לארגון שלכם להתייעל בצורה מובהקת.

סינרגיה מושלמת של עבודה אנושית ששלובה יד ביד עם טכנולוגיה מתקדמת.

ההגדרה המוקדמת של "זריזות עסקית" ועל הקשר בין דיגיטליזציה לזריזות זוכה להתייחסות נרחבת בספרות.

"היכולת להגיב במהירות לנסיבות המשתנות במהירות" – נאמר במאמר ״Aghina et al., 2020״.

התיאור הנוכחי טוען שארגונים זריזים יכולים לנתב במהירות את אנשיהם וסדרי העדיפויות שלהם לעבר הזדמנויות יוצרות ערך.

הרי למי יש זמן לעצור? לחשוב איך ניתן לעשות אחרת?

כאשר אנחנו עסוקים בלספק שירות?, להגדיל את המכירות, לייצר רווחיות ובעיקר לכבות שרפות.

מה קודם למה?

בנוסף לזאת צריך להבין את סדר העדיפויות ומה קודם למה?

הלקוח שעל הקו שמחכה לתשובה? או הלקוח הפוטנציאלי?

יחד עם זה יש לנו את העובדים שמגיעים עם דרישות ואיומים כמו "אני בקרוב כבר לא פה"?

אז בואו נעצור לרגע ונאמר כי בכל ארגון יש בעיות או במילים אחרות ״משהו לא עובד״.

לדוגמא כשכואב לנו משהו? נניח הראש אנחנו מיד מרימים טלפון לרופא משפחה או לוקחים כדור אקמול.

לעומת זאת כשכואב לנו משהו בתוך הארגון או העסק? האם גם פה אנחנו הולכים לרופא או לוקחים כדור?

חומר לחשבה – איך אתם מתמודדים עם כיבוי השריפות בארגון או בעסק?

5 נקודות להתמודדות בכיבוי שריפות.

אני רוצה להתחיל בשאלה.

תשאלו את עצמכם רגע, מי מנהל את מי?

האם המטלות מכתיבות את סדר היום שלכם? או שאתם מנהלים אותם?

ורגע לפני שאתם או אתן ממהרים לענות הינה כמה נקודות אפקטיביות שיכולות לסייע.

נקודה מספר 1 – תמיכה בשגרות עבודה

אחד הפערים המשמעותיים בארגונים ועסקים היא חוסר התמיכה של המערכות הטכנולוגיות שלהם בשגרת העבודה.

אפיון מקדים והבנה של הצרכים הארגונים בשילוב הצרכים הטכנולוגים יסייע לנו להבין האם המערכת תומכת בנו או לא.

בנייה נכונה של תהליך ארגוני יוביל לכך שבחירת המערכת שלא משנה איזה תבחרו תסייע בתמיכה של התהליכים בארגון או בעסק.

נקודה מספר 2 – שיטות עבודה

אפיון מערכת CRM או כל מערכת אחרת שתומכת בטרנספומציה דיגיטלית צריכה לתמוך בשיטת העבודה שלכם.

חשוב מאוד לא לפעול מהבטן.

תנסו לפרט את התהליכים כמה שאפשר ותדברו במונחים של זמן תגובה מהיר או פחות העיקר שיתמוך בכם.

בנוסך לזאת גיבוי של תהליכים בזמנים יסייע לכם הרבה יותר.

נקודה מספר 3 – ניהול המידע

"ידע זה כח" אמר פרנסיס בייקון.

תשאלו את עצמכם האם אתם יכולים לשלוף מידע בלחיצת כפתור.

ניהול הדאטה במערכת אחת ועיקרית בארגון יסייע לכם ויוביל את הארגון למקור המידע האמיתי(SSOT).

זכרו כי ריבוי מערכות, או אקסלים חיצוניים מסרבלים את ניהול הדאטה.

המפתח לשיפור טמון בשיפור הנגישות ושקיפות המידע הקיים לכלל העובדים ולא פיזור שלו למספר מקומות.

והתוצאה?

ניהול המידע במאגר ידע אחד שמשרת את כלל עובדי הארגון ומעצימה מנהלים בקבלת החלטות מושכלות יותר.

נקודה מספר 4 – בחירת מערכת CRM

לא פעם לקוחות פונים אליי בבקשה למערכת ספציפית.

חשוב לי לציין לא סתם מערכת, כזאת שפותרת להם כאב אחד אך מתעלמת מכל יתר התהליכים.

אחת הדוגמאות הנפוצות בעולם הארגונים היא הבקשה למערכות לניהול משימות או ניהול פרויקטים.

מערכות אלו אכן יכולות למנוע כיבוי שרפות אך רק בעתיד הקרוב.

חשוב לשים לב כאשר בוחרים מערכת CRM או מערכת לניהול משימות צריך להסתכל כמה צעדים קדימה.

בחנו מערכת שאתם יכולים לצמוח יחד איתה.

כזאת שתאפשר לכם מבט 360 על הארגון!

במצב שכזה מערכות CRM הם הפתרון.

לדוגמא מערכות כמו האבספוט – HUBSPOT או זוהו(Zoho) מאשרות לנו ניהול 360 מעלות על הלקוח.

• חשוב לציין כי בחירת מערכת CRM מצריך אפיון מקדים אך המערכות שציינו בהחלט יכולות לענות על רוב הצרכים.

לסיום

לסיום אני רוצה לומר נקודה נוספת והיא הקדמת הלקוח בחשיבה.

תנסו להקדים את הלקוח שלכם, תקדישו זמן לבניית מסע לקוח כמו שצריך.

בכל שלב בתהליך תייצרו פידבק שיאפשר ללקוח תחושה שהוא שותך לתהליך.

אל תנסו להחליט בשבילו.

שיתוף בתהליך יסייע לכם להשיג שליטה והכי חשוב לא תמצאו את עצמכם בכיבוי שריפות!

קצת על הכותב

• המאמר נכתב ע״י לי קלינובסקי, סמנכ״ל לקוחות בישראל CRM.
  
  לי הינה ממציאת ״שיטת קלינובסקי״ לאפיון מערכות CRM ופורצת דרך בתחום הבנת הצרכים הארגונים ושילובם בתהליכים טכנולוגים.