האם אתם מרוצים ממערכת ה-CRM שלכם?

בעולם העסקים של היום ובמיוחד זה בעקבות מגפת הקורונה, עסקים רבים מבינים שאין מנוס מהתחדשות טכנולוגית.

מערכות CRM שהתבססו על שרתים מקומיים הוכיחו את עצמם כלא יעילות ולא מותאמות למצב כיום.

במאמר הקרוב נסייע לכן לקבל החלטה האם אתם צריכים להיות מרוצים ממערכת ה – CRM שלכם?

נקודה ראשונה – האם יש לנו ממשק Web-API מלא?

שיפור מערכת CRM מתחיל בראש הוא בראשונה בממשק WEB-API או בקיצור API.

ממשק זה הינו ממשק להתחבר לתוכנה אחרת על מנת לקבל שירותים ממנה ולהשתמש בהם לצורך פעילות נוספת. לדוגמא לקוח שמעוניין לקבל את המידע שמגיע מדף הפייסבוק של העסק לתוך מערכת ה-CRM. על מנת שהוא יוכל לבצע זאת על מערכת CRM שלו להיות מסוגלת לקבל קריאות API ממערכות חיצוניות ובכך היא תוכל לקלוט את המידע.

שימו לב! מערכות CRM רבות מאפשרות לקבל את המידע מתוכנות חיצונות באמצעות התערכות של מתכנת חיצוני או באמצעות כלי API השונים לדוגמא INTEGROMAT או ZAPIER. למרות זאת על מנת שתוכלו לדעת האם מערכת ה-CRM שלכם מאפשרת גישה לממשק ה-API מבלי להיות תלויים בחברת התוכנה שמספקת לכם את מערכת ה-CRM עליכם לפנות ישירות לחברה או לאתר האינטרנט שלה ולוודא שהאפשרות הזאת אכן קיימת. במידה ואפשרות זו לא קיימת בחנו אפשרות לעבור למערכת אחרת או לבדוק האם יהיה פיתוח כזה בעתיד.

נקודה שנייה – האם המערכת שלכם תומכת בהליך הארגוני?

עסקים רבים נוטים לרכוש מערכת CRM על מנת שלא לאבד מידע רב המצטבר בארגון כגון מספרי טלפון, תכתובות עם לקוחות וקבצים שונים. אך עלינו להבין שכיום פעילות זאת של מערכת CRM אינה מספיקה ועליה להיות תומכת ארגון.

לכן על מנת להבין האם מערכת שלנו תומכת ארגון ועובדת עבורנו עלינו לבדוק מספר דברים:

1. האם קיים תהליך מכירה/שירות/תפעול – כמו שציינו תפקידה של מערכת ה-CRM הינו רק לרכז את המידע בארגון אלה גם לייעל את העבודה ולכן חשוב לבדוק האם בכל שלב ושלב יש תיעוד והמערכת תומכת החלטות ולא רק מתעדת מידע? לדוגמא בתהליך מכירה קלאסי יש לנו 5 שלבים: פניה חדשה, מעקב, ממתין לפגישה/הצעת מחיר, נשלחה הצעת מחיר, סגר עסקה/הצטרף לשירות וכמובן הפניות לרלוונטיות שזה לא חלק מתהליך המכירה אך שלב חשוב בתיעוד המידע על מנת להשתפר. במידה ואינכם יכולים להוציא מידע זה מהמערכת ה-CRM שלכם בחנו את התהליך מחדש.
2. האם יש לכם לוחות בקרה – כאשר אנחנו מדברים על לוחות בקרה איננו מתכוונים על כמות עסקאות שנסגרו או כמות הרשומות שנכנסו למערכת אלה על כמה תיקי לקוחות יש לנו ואיזה שלב הם נמצאים! או כמה לקוחות לא נגעו בהם בצורה של שיחה או הודעה במהלך התקופה שהם בתוך מערכת CRM. במידה ואינכם יכולים להגיע למידע הרלוונטי עבורכם, עליכם לבדוק את הפעילות ואת הנושא ולבחון אפשרות להכנות דוחות עדכניים.

נקודה שלישית ואחרונה – מחיר! מחיר! מחיר!

לפעמים אנשים חושבים שהמחיר הוא הדבר הכי חשוב בחירת מערכת ואומרים לעצמם "מה זה משנה כל המערכות הן אותו הדבר" אז זהו שלא. בחירת חבילה נכונה למערכת CRM הינה חשובה מאוד. חברות רבות מציעות מחירים "מפתים" במטרה שהלקוח הצטרף אך בפועל הוא צריך חבילה אחרת. הקפידו ונסו למצוא מערכת CRM שמשלבת את כל המודלים ולא רק חלקם. זכרו בכל מערכת CRM התחלה מאוד ברורה אך ההמשך אינו ידוע ולכן חשוב לבחור חבילה נכונה בהתחלה או לחילופין להבין שצריך לשדרג אותה בהמשך.

לסיכום

בסופו של דבר ישנם בשוק המון מערכות CRM שיציעו לכם הרים וגבעות אך האם הם יתאימו לכם? אינני בטוח כלל. זכרו שבחירת מערכת CRM דורשת אפיון מקדים של הצרכים הטכנולוגים והצרכים הארגונים לכן נסו להבין לפני כל בחירת מערכת או כל שינוי האם המערכת תשרת אתכם או אתם אותה?