הנהלת חשבונות במערכת CRM? הינה מה שצריך לדעת!

הנהלת חשבונות היא חלק בלתי נפרד מניהול הלקוח שמנוהל בתוך מערכת CRM.

ארגונים ועסקים רבים משתמשים במערכות ה-CRM לצורך ניהול הלקוח שלהם ובכך מאפשרים לארגון לאסוף על הלקוח מידע.

אך מה קורה כאשר אנו רוצים לנהל את החשבונות שלנו במערכת ה-CRM הרי בסופו של דבר כמעט כל לקוח משלם לנו בצורה כזאת או אחרת.

בדיוק פה אנחנו רוצים לעשות סדר ולומר קודם כל מערכת CRM היא לא מערכת הנהלת חשבונות!

במאמר הקרוב ננסה לענות על השאלות כגון האם מערכת CRM היא גם לניהול חשבונות? האם תוכנה לניהול חשבונות היא מערכת CRM? ועוד.

שנתחיל?

מה זה מערכת הנהלת חשבונות?

מערכת הנהלת חשבונות הינה מערכת המשמשת את הארגון ואת בעל העסק בכל הקשור לתחום הפיננסי.

מערכות אלה מעניקות לארגון להפיק חשבוניות, לבצע סליקה ולקבל גם דוחות עסקיים כגון דוח רווח והפסד, מאזן ועוד.

השימוש במערכת הנהלת חשבונות כיום הוא חובה כמעט בכל ארגון וישנם מאות מערכות שמאפשרות לנו להפיק דוחות פיננסים.

בשוק מערכות הנהלת החשבונות ישנם לא מעט מתחרות ורובם הגדול מעניק מענה למספר נושאים פיננסים.

המערכות הנפוצות לארגונים גדולים הם פריורטי וחשבשבת המשמשות את אותם ארגונים לניהול חשבונות ומלאי בעיקר.

כמוכן קיימות מערכות כגון אייקאונט – icount וקארדקום (אישורית זהב) שמעניקות מענה לפעילות עבור חברות SMB ועצמאים.

• חשוב לנו לציין ישנם מערכות נוספות אך אנחנו נתמקד במה שמוכר לנו בשוטף ואיתו אנחנו עובדים.

מערכת CRM היה לא מערכת הנהלת חשבונות

מערכות ה-CRM השונות מתפארות שהם מאפשרות להפיק מסמכים פיננסים דרך המערכת CRM שלהם ואף עם חתימה דיגיטלית(חובה כיום)

אך לאחר מספר חודשים של עבודה אנו מבינים כי שימוש במערכת החשבונות של תוכנת ה-CRM לא מעניק את המענה החשבוני אותו זקוק הארגון.

דוגמא – כיום ארגונים רבים הם בעלי חנות דיגיטלית או במילים המוכרות יותר Ecommerce מעוניינים שכל רכישה תיכנס למערכת ה-CRM.

עד פה אין לנו בעיה ובאמת הכל תקין אך מה קורה שאנחנו גם רוצים שמערכת ה-CRM תפיק גם חשבונית? תשלח אותה אוטומטית ללקוח?

כאן כבר חברות התוכנה שהבטיחו שיש לכם אפשרו להפיק חשבונית מתוך מערכת CRM יתחילו לגמגם ואתם? תתחילו לחפש פתרונות מחוץ למערכת ה-CRM.

לכן לפני שאתם ממהרים להשתמש במערכת CRM להנהלת חשבונות נסו לשאול את השאלות האלה:

• עצירה למחשבה – האם גם לכם קרה מצב שעבדת על מערכת ה-CRM והבנתם שהיא לא עונה על הצורך החשבונאי?

שאלה מספר 1 – חשבונית אוטומטית

כמו שציינו בדוגמא למעלה הפקת חשבונית אוטומטית היא MUST כיום במערכות להנהלת חשבונות וכך גם במערכת CRM.

עסקים המעוניינים להפיק ללקוח חשבונית בכל חודש או באופן אוטומטי לא יכולים להתפשר על הפיצ'ר הזה.

לכן הדבר הראשון שיש לשאול במידה ואתם מתכננים לעבוד עם מערכת ה-CRM להנהלת חשבונות הוא זה.

שאלה מספר 2 – אפשרויות סליקה

אפשרויות סליקה בעולם העסקים של היום לא שונה מהדרך שהלקוחות רוצים ליצור איתנו קשר.

תחשבו שאם בעבר היינו יוצרים קשר עם הארגון דרך המייל או דף צור הקשר כיום יש FACEBOOK, אינסטגרם ועוד.

כך גם באמצעי התשלום של היום הם לא רק אשראי וכיום יש לנו ביט – BIT, PAYPAL, PAYBOX ואפילו חברות כמו PREPAY.

האפשרות לסלוק ולחייב את הלקוח באמצעים אלו חשוב ומאפשר לנו גמישות בכל הקשור בניהול הלקוח שלנו.

• חשוב לנו לציין – אפשרויות הסליקה הם כלים חשובים אך מה עם ממשק הסליקה? נכון שיש דפי סליקה אך כיצד הם מתחברים למערכת ה-CRM שלנו?

שאלה מספר 3 – הוראות קבע

לאחר שהסברנו למה חשוב שישנו מספר כלים לחיוב הלקוח בואו ננסה לדבר על הוראות קבע.

עולם הפיננסים מבין שתפיסת מסגרת או חיוב בתשלומים זה "עולם הולך ונעלם" וכיום החיוב של הלקוח מתבצע חודש בחודשו.

במילים מוכרות יותר אנחנו מדברים על הוראות קבע וחיובים חוזרים.

• חשוב לנו לציין – מרבית מערכות ה-CRM לא תומכות בממשקי הוראות קבע בגלל אבטחת מידע ולכן לא מעניקות את האפשרות הזאת.

הוראות קבע וחיובים חוזרים נהיו חלק בלתי נפרד מניהול הלקוח והחשיבות שלהם רק גדלה וגדלה ככל שעובר הזמן.

עסקים יודעים שאם הם רוצים להעניק שירות ללקוח עליהם לחייבו אחת לחודש ולא לתפוס מסגרת ולכן הם צריכים מערכת שתתמוך בזה.

לכן נסו לחפש מערכות CRM שמאפשרות לכן לנהל הוראות קבע במערכת ובכך לחסוך לכם זמן רב בהנהלת החשבונות.

לבסוף

לבסוף כמו שציינו ישנם מספר רב של מערכות להנהלת חשבונות ובוודאי לניהול לקוחות.

אך חשוב לזכור אנחנו רוצים להתקדם בפעילות העסקית שלנו ובדיוק בגלל זה אנחנו חייבים תמיד לבדוק מה הדברים החשובים לנו.

• חשוב לנו לציין שבמאמר זה ציינו מה אפשר לעשות עם מערכת CRM ולא עם התממשקות למערכת הנהלת חשבונות.

מעוניינים לקבל מידע נוסף? צרו קשר או הצטרפו לקהילת ישראל CRM בפייסבוק לפרטים נוספים.