איך להשיג ערך מוסף ממערכת ה-CRM שלכם?

CRM-ISAREL-CRM-1

אחת הסיבות שארגונים רוכשים מערכת CRM היא מפני שהם מעוניינים לדעת היכן המידע שלהם נמצא בתוך הארגון. לצערנו למרות הרצון הטוב והכוונה הפער בין הרצוי למצוי הינו גדול מאוד ומנהלי הארגון שבחרו במערכת CRM לניהול העובדים וליצירת סדר, מגלים כי אין שפה משותפת בין המחלקות והמידע מפוזר בכל הארגון.

המידע הוא לב מערכת ה-CRM

כמה ממכם נכנסו למערכת ה-CRM וחיפשו מידע שהם צריכים אודות תהליך המכירה או שירות הלקוחות ולא הצליחו למצוא אותו? סביר להניח כי התשובה לשאלה זו תהיה "לי זה קרה".

כאשר ציינו בפתיחת המאמר כי אחת הסיבות העיקריות שאנשים בוחרים במערכת CRM הוא ניהול המידע היא מכיוון שככל שעובר הזמן המידע הקיים בארגון רק גדל וככה גם הצורך בסדר שלו. במאמר שכתבנו על ניהול מידע בארגון אנו מבינים כי כמות המידע תמשיך לגדול ותגיע לסדר גודל של 175 זטה בייט (zettabytes) לכן עלינו להבין שקודם כל בשביל לקבל ערך מוסף ממערכת ה-CRM עלינו לעשות קודם כל סדר בניהול המידע ורק לאחר מכן להתקדם לבקרה.

תעצרו עם המהפכות

לפני שאתם רצים לעשות סדר בתוך מערכת ה-CRM ולנסות לארגן את המידע עליכם להתחיל מהבסיס. להלן מספר נקודות שצריך לבדוק:

  1. רכזו את המידע בקבצי אקסל – ריכוז המידע בקובץ אקסל לפני העלאתו למערכת יסייע לכם להבין איזה מידע צריך שיהיה במערכת ואיזה מידע אפשר למחוק. אל תמהרו להזין את הכל למערכת זה רק יעביר את הבלאגן ממקום אחד למערכת CRM.
  2. נסו לטייב את המידע – טיוב מידע יעזור לכם כמו שציינו בסעיף 1 להבין איזה מידע צריך לזרוק ולא צריך במערכת.
  3. העלאה למערכת בקבוצות קטנות – הזנה של כמות קטנה ולא את כל הרשומות במכה אחת יסייע לארגון להכיל את המידע ולטייב אותו בצורה הטובה ביותר.

תבנו מסגרת למערכת

על מנת שנוכל להוציא ערך מוסף ממערכת ה-CRM עלינו להבין קודם כל האם יש שלנו אסטרטגיה CRM? או מבנה בתוך המערכת עצמה?. ברוב המקרים בהם נתקלנו ראינו כי לארגונים רבים אין כלל מבנה למערכת ה-CRM מה שמקשה על השימוש במערכת וניהול המידע.

לכן נסו לבנות מסגרת מסודרת בתוך מערכת ה-CRM כך שכל המידע הרלוונטי לכם יהיה במקום אחד או ברובריקה אחת שתסייע לכם בניהול המידע. ככה תוכלו לדעת איפה ניהול המידע מתחיל, איזה תהליך המידע עובר וכיצד אנחנו מקבלים את התוצאה הסופית.

זכרו שמערכת CRM טובה מאוד היא מערכת שתומכת במבנה הארגונית ומסייעת לעובדים לנהל את התהליך ולא הוא אותם. מה לגבי המנהלים? הם מצליחים להפיק את הדוחות הרלוונטיים עבורם, לקבל את המוצר שהם רוצים וכמובן להבין את מצב החברה.

שיתוף המאמר:
פייסבוק
טוויטר
לינקדין
וואטסאפ
אימייל

אולי יעניין אותך גם