בתור חברה להטעמת מערכות אנו מקבלים פניות מארגונים שמעוניינים לבצע הטמעת מערכת CRM.
אותם ארגונים אשר פונים אלינו, מעוניינים לשמוע כיצד מתנהל תהליך הטמעת המערכת.
לאחר שיחה קצרה והבנת צרכים אחד הדברים שמפתיעים אותם היא העובדה שאיננו עובדים לפי שעות.
אנו מאמינים שברגע שמתחילים תהליך של הטמעת מערכת CRM אזי כל הארגון מושפע.
לכן החלטנו לעשות מאמר מסודר בנושא ולמה הטעמת מערכת CRM לא יכולה להיות לפי שעות?
הטמעת מערכת CRM
בעולם העסקים של היום כל עסק או ארגון חייב מערכת CRM זה אין ספק.
היתרונות של מערכת CRM שהפכה עם השנים לכלי ניהולי היא ברורה.
ברגע שיש לנו מערכת שתסייע ותתמוך בתהליך נוכל להשיג מטרות רבות וגם את יעדי הארגון.
בדיוק בגלל זה שלב הטמעת מערכת ה-CRM הוא החשוב ביותר עבור הארגון.
תחשבו רגע על התהליך שאתם צריכים לעבור(מתיש קצת כן?):
- אפיון והבנת צרכים
- בניית תרשים זרימה
- יצירת תהליכי עבודה ארגונים
- אוטומציות ואינטגרציות
- יישום והדרכת עובדים
- תחזוקה שוטפת
נקודות אלה שציינו הן רק חלק קטן מתהליך הטמעת מערכת CRM.
- חומר למחשבה – כמה זמן השקעתם באפיון הבנת צרכים?
כעת לאחר שהצגנו בפניכם מספר נקודות עלינו להבין כי תהליך הטמעת המערכת הינו מורכב.
עוד לפני שיוצאים לדרך עלינו לבחור מטמיע ולקבל מספר הצעות מחיר.
לפי שעות או לפי פרויקט?
מזל טוב!
בחרתם להטמיע מערכת CRM והחלטתם לחפש חברה להטמעת מערכות CRM.
בתור חברה להטמעת מערכות אנחנו תמיד מברכים בחירת איש מקצוע שיוביל את התהליך.
אך איך בכלל נדע מה מתאים לנו? הטמעת לפי שעה או לפי פרויקט?
אז הינה כמה כללי יסוד שייסעו לכם להבין:
גודל הארגון בהטמעת מערכת CRM
ארגונים אשר יכולים להרשאות לעצמם מספר רב של עובדים בוודאי שלא יכולים לעבוד לפי שעות עבודה.
גודל הארגון או עסק במצב שכזה יוביל להצפה של דרישות ובעיות שהוזנחו עם השנים.
כך שבמידה ונתחיל תהליך שעתי להטמעת מערכת CRM לא בטוח שנוכל דעת כמה שעות הוא דורש באמת.
למרות זאת במידה והארגון או עסק קטנים מ-10 עובדים נסו להכין תרשים זרימה מסודר.
הכנה של תרשים תסייע להבין את היקף הפעילות הדרושה במערכת ולאן רוצים להגיע.
- חשוב לדעת – בהטמעת מערכת CRM כמות העובדים אינה משנה אלה הדרישות הארגוניות.
תחום העיסוק
תחום העיסוק בהטמעת מערכת CRM חשוב מאוד ויכול להשפיע רבות על הטמעה.
תחשבו שבעבר הקמה של חנות היתה מצריכה מאיתנו אופרציה רחבה עם מלאי וקופות רושמות.
כיום חנות הסחר המקוונות (איקומרס – Ecommerce) כובשות את העולם ומגיעות לעשרות אלפי אנשים.
כך שהיקף הפעילות ותחום העיסוק במקרה שכזה יכול להיות רחב מאוד גם במידה וכמות העובדים אינה גדולה.
בסיטואציה שכזו העבודה על בסיס שעתי אפשרית אך מה שחשוב לבדוק זה כמות תהליכי האוטומציה הרצויים.
תהליך תפעול
נקודה נוספת שצריך לבדוק היא נושא התפעול במערכת ה-CRM.
מקצועות כמו סוכני ביטוח מתחילים את העבודה העיקרית שלהם דווקא אחרי שהלקוח מצטרף אליהם.
כל תהליכי התפעול כמו הפקת מסמכים, יצירת מיידעים ועוד דורשים זמן.
כך שגם בדוגמא הזאת אנו מבינים שעבודה בהיקף שעתי יכולה להיות בור ללא תחתית.
- חשוב לציין – גם עסק של איש אחד מצריך תהליך תפעול ייעודי לארגון או לעסק.
עבודה לפי רייטנר
בעולם של דרישות מתגברות כל הזמן אנחנו נרצה להתחדש ולחדש דברים בארגון.
בדיוק זו הסיבה שעבודה לפי שעה יכולה להתאים רק לתיקון של בעיות ותמיכה טכנית.
ההמלצה שלנו בישראל CRM היא לנסות לכמת כמה שיותר את התהליך.
נסו להבין כמה זמן בסה"כ יקח להטמיע את המערכת.
הזמן או מטרות הפרויקט חייבים להיות לפי משימות או מספר חודשים.
לדוגמא הטמעה של מערכת לחברת נדל"ן יכולה לקחת מספר חודשים במספר שלבים שונים.
במצב שכזה האפשרות לכמת את הפרויקט היא קשה ולכן עדיף לעבוד ללא הגבלת שעות עם רייטנר חודשי.
העבודה על ריטיינר חודשי תוביל אתכם למצב שאתם יוצרים כמה שיותר משימות עבור המטמיע.
וכתוצאה מכך תוכלו לכמת את הכמות הצרכים שיש לארגון.
לסיכום
לסיכום חשוב לנו לציין שיש עוד הרבה דברים שצריך לדעת על מנת לקבל החלטה.
כך שאולי המאמר הזה לא מספיק מפורט אך בהחלט נותן כיוון.
אך החומר למחשבה החשוב ביותר שלנו אליכם הקוראים הוא האם אתם חושבים מנקודות שציינו שהטמעת מערכת CRM זה עניין של כמה שעות?
