הכנת רשימת תפוצה במערכת CRM זה עבודה!

הכנת רשימת תפוצה בכל מערכת CRM או דיוור אינה פשוטה כלל.

היכולת של הארגון או העסק לרכז את כל המידע תחת מקום אחד הוא תהליך ארוך.

כמה ארוך? אפשר לומר לפי הוותק של הארגון או העסק.

במאמר הקרוב נסביר כיצד בונים רשימת תפוצה? ומה חשוב להכין לפני שמתחילים לעבוד?

אז רגע לפני שאתם מתחילים הינה כמה כללי יסודי שאתם חייבים להכיר.

מערכת CRM או מערכת דיוור?

בישראל CRM אנו מציינים לא מעט כי מערכת CRM היא אינה מערכת דיוור.

יש מספר רב של סיבות אך חשוב לנו לציין, "מערכת CRM לא יכולה להעניק לכם את מה שמערכת דיוור כן יכולה."

במידה וכבר יש לכם כבר מערכת דיוור בחרו להקים את הרשימת התפוצה במערכת הדיוור.

• חשוב לזכור – בסיס הידע תמיד יהיה במערכת ה-CRM

למרות זאת ונניח והחלטתם לעבוד במערכת ה-CRM עליכם לדעת את ההבדלים:

הבדל מספר 1 – ניתן לשלוח מייל ולא לקבל מידע עליו

אחד הכלים הטובים ביותר במערכות דיוור הוא אפשרות לקבל נתונים.

שליחת דיוור במערכת ה-CRM יעניק לכם את האפשרות לשלוח דוא"ל או SMS וכיום גם ווצאפ.

אך לא יעניק לכם את המידע האם הוא הגיע ללקוח ואיזה אינטרציה היתה עמו.

• חשוב לציין – מערכות כמו זוהו CRM, הבספוט – Hubspot וסיילספורס – Salesforce מאפשרות לדעת מידע זה אך בצורה חלקית.

הבדל מספר 2 – בניית אוטומציות על רשימת התפוצה

תחשבו לרגע, כל פעולה שהלקוח עשה אתם יכולים לבצע עליה אוטומציה.

במצב שכזה אתם יכולים להיות רגועים ולהכין מספר אוטומציות במערכת ה-CRM וזה בהחלט מדהים.

כל תנועה של הלקוח נמדדת כך שאף פעם לא תפספסו פעולה שלו ואת האפשרות לעשות עליה אוטומציה.

• חשוב לציין – מערכות דיוור מאפשרות פעילות רחבה יותר של אוטומציה וזה ההבדל המהותי ביניהם.

רשימת תפוצה ברובריקה נפרדת

בפסקה הקודמה נתנו לכם 2 הבדלים למה מערכת דיוור ולא מערכת CRM.

כעת נמשיך במגמה של יצירת הרשומה בין עם זה במערכת דיוור ייעודית או במערכת ה-CRM שלכם.

הינה מספר צעדים שאתם צריכים לעשות:

צעד מספר 1 – צרו רובריקה נפרדת

בכל מערכת CRM ישנה רובריקות ללקוחות, להזמנות ועוד.

רוב הארגונים או מנהלי המערכות בוחרים להקים את רשימת התפוצה דווקא ברוביקה הקיימת של הלקוח.

פעולה זו גורמת לניהול מידע לא תקין וכמובן גם לא אמין.

הרי בסופו של דבר יש כל כך מידע שעלינו לנתח ולהבין מה ניתן לעשות איתו.

יצירת רובריקה ייעודית לרשימת התפוצה תוכל לסייע לנו להפריד בין המידע החשוב והפחות חשוב.

צעד מספר 2 – טיוב המידע

טיוב המידע הוא אחד הדברים החשובים ביותר שצריך להכין לפני שמתחילים דיוור לא משנה באיזה מערכת.

היכולת לקבל מידע תקין ואמין הוא האיוב הכי גדול של רשימת התפוצה.

• חשוב לזכור – מידע תקין שווה לארגון הרבה מאוד כסף וכמובן זמן.

הכנה מקדימה של המידע ווידוא תקינותו תאפשר להבין טוב יותר מה המטרות שארגון רוצה להשיג.

הקפידו לטייב את שלוש הדברים הבאים: טלפון, דוא"ל ושם הלקוח.

כל שאר הנתונים שאתם יכולים לעבוד עליהם כגון: סטטוס לקוח, שירותים וכו' זה יהיה כבר בונוס.

צעד מספר 3 – רשימת תפוצה לפי

לאחר שתכינו רשימת תפוצה ברובריקה נפרדת.

תסיימו לטייב את המידע וכל מה שנותר זה להכין את הרשימות הדרושות לפעילות.

רשימות לדוגמא כמו "לקוחות שרכשו בחודש האחרון", "לקוחות שהצטרפו", "לקוחות שנטשו" ועוד.

אלה רק חלק מהרשימות שניתן ליצור ברגע שיש לנו מידע מעודכן במערכת.

חשוב לדעת

ריכוז המידע, האיסוף וטיוב שלו לבד יכול לקחת לא מעט זמן.

המלצה שלנו כנסו לתהליך בחיוך.

תבינו כמה מידע אולי השארתם מאחור ואיך תהפכו את הלימון ללימונדה.

ספקו לכם רשימת מטרות שאתם רוצים להשיג מרשימת התפוצה ואם אתם ארגון גדול שתפו את מחלקת השיווק שלכם בנושא בטוח שגם להם יהיה מה להוסיף.

כך תוכלו להכין רשימה ייעודית לכל פעילות מתוך הבנה מלאה של המטרה שרוצים להשיג.

נסו את זה ומי יודע אולי גם תצליחו לדוור גם אותנו!