בבחירת מערכת CRM אחת התלבטויות היא האם לנהל כספים במערכת CRM או בהנהלת חשבונות חיצונית?
התלבטות זו לגיטימית לחלוטין בוודאי לעסקים קטנים שרוצים לעשות הכל תחת מערכת אחת.
אך מה קורה כאשר מדובר בארגונים גדולים?
על התשובה הזאת בוודאי לא נצליח לענות במאמר אחד אך בהחלט ניתן לכם כיוון.
מי צריך לנהל כספים במערכת CRM?
לקבוצת ישראל CRM\ERP פונים לא מעט ארגונים ועסקים בשאלה איפה לנהל את החשבונות?
אז רגע לפני שאנחנו ממליצים להם על מערכת CRM כזו או אחרת אנחנו שואלים 2 שאלות.
מה גודל הארגון או העסק? ושאלה נוספת היא האם יש לכם פעילות של הוראות קבע?
- חשוב לנו לציין – מערכת CRM היא לא מערכת הנהלת חשבונות חיצונית כמו אייקאונט- Icount וההפך.
לאחר שאנחנו מקבילים מהם תשובה אנחנו מסבירים להם ועכשיו גם לכם.
הנהלת חשבונות במערכת ה-CRM מתאימה בעיקר לעסקים קטנים עד בינוניים.
האפשרות שמערכות ה-CRM השונות מעניקות לנו בניהול החשבונות הוא מאוד מוגבל.
רוב המערכות מאפשרות להפיק חשבוניות או קבלות וישנם כאלה שמאפשרות גם סליקת אשראי.
ברוב המקרים אפשרויות שכאלה מתאימות לגופים קטנים עד בינונים.
זה מוביל אותנו לשאלה הבאה שאנו שואלים אותם לגבי הוראות הקבע.
מערכות CRM הפעם ברובם, אינם מאפשרות חיוב חוזר או הוראת קבע מתוך המערכת.
לכן אם אתם עסק או ארגון שעובד עם הוראות קבע או רייטינר חודשי ברוב המקרים מערכת ה-CRM אינה מתאימה.
הסיבות לכך מגוונות החל מאבטחת מידע, אפשרויות טכנולוגיות ועד שלב הגנת הסייבר.
כך שבמידה ואתם עסק בינוני גדול או ארגון עם עשרות עובדים או עובדים הוראות קבע מערכת CRM להנהלת חשבונות פשוט לא מתאימה.
כעת לאחר שהבנו למי מתאים הנהלת חשבונות במערכת ה-CRM בואו נבין למי מתאים הנהלת חשבונות חיצונית.
הנהלת חשבונות חיצונית
הנהלת חשבונות בארגונים היא פעילות מורכבת מאוד.
ארגונים רבים צריכים לנהל פעילות חשבונאית שכוללות הצעות מחיר, מלאי, תהליכי יצור ועוד.
כעת במידה ואנחנו מעוניינים לנהל את כל הפעילויות האלה במערכת CRM כנראה שנצטרך לחכות.
כמו שציינו מוקדם יותר במאמר מערכות CRM הם לא מערכות חשבונאיות, לפחות לא כרגע.
כעת במידה ואתם מעסיקים עשרות עובדים עליכם להבין שעבודה על מערכת ייעודית היא הפתרון.
מערכות ייעודיות כגון מערכות ERP לניהול המשאבים יתנו מענה מלא לפעילות של הנהלת החשבונות.
הם יאפשרו להם להפיק חשבוניות, ביצוע של חיוב חוזר ללקוחות, רייטנירים ובעצם כל מה שמערכת CRM לא עושה.
התחום של הנהלת חשבונות חיצונית מתחלק לשני סוגים עיקריים והם מערכות ERP ומערכות הנהלת חשבונות באינטנרט.
מערכות ERP המוכרות הם חשבשבת, פריורטי, סאפ ועוד.
לעומת זאת מערכות להנהלת חשבונות באינרנט כגון כגון אייקאונט- Icount , חשבונית ירוקה וכו' לא נופלות מהם.
אותן מערכות ERP או מערכות באינטרנט יודעות לתת מענה לבעיות של הנהלת החשבונות.
כמובן שגם הבחירה בהן מצריכה אפיון מקצועי שיסייע לנו לבחור נכון.
כעת לאחר שהבנו למי מתאים לנהל חשבונות במערכת ה-CRM ולמי מתאים במערכת ייעודית ישנה שאלה נוספת.
כיצד ניתן לחבר את מערכת הנהלת החשבונות החיצונית ל-CRM?
התממשקות למערכת הנהלת חשבונות חיצונית
התממשקות למערכת ERP או הנהלת חשבונות חיצונית אינה מסובכת אך מצריכה אפיון מקדים.
הסיבה לאפיון המקדים נובעת מהפעילויות אותן נרצה לבצע מתוך מערכת ה-CRM למערכת החיצונית.
פעולות כגון:
- הפקת מסמכים חשבונאים
- חיוב חוזר של לקוח
- תיעוד תשלום
- הפקת הצעת מחיר וכו'.
פעולות אלו מצריכות חשיבה מסודרת עבור העסק או הארגון.
לכן רגע לפני שאנו רצים לחבר את המערכת עלינו להבין קודם כל כיצד נרצה לבצע זאת.
באמצעות אפיון מסודר נוכל להבין האם היו לנו הפתעות בדרך ובעזרת אפיון נגיע מוכנים למתכנתים.
על האפיון לכלול מספר דברים:
- השדות אותם נרצה להעביר למערכת הנהלת החשבונות החיצונית
- השדות אותם נרצה לקלוט למערכת ה-CRM
- תרשים זרימה מסודר
- אוטומציות בתהליך כגון שליחת החשבונית ללקוח, דיווח על רכישה חדשה וכו'.
בנוסף לאפיון התממשקות למערכות אייקאונט- Icount או חשבונית ירוקה נורא פשוטות ומתבצע בלחיצת כפתור.
אותם מערכות הנהלת חשבונות באינטרנט מאפשרות להתחבר למערכות ה-CRM באמצעות מערכת MAKE.
כך החיבור פשוט ומהיר.
לעומת זאת חיבור של מערכת ERP עדיין קצת מורכז אך נרחיב עליו במאמרים נוספים.
- חשוב לדעת – התממשקות למערכת ERP או מערכות אחרות דורשות ניסיון כך שניתן לחבר את זה באופן עצמאי עם MAKE אך עדיין מצריך ניסיון.
