כאשר מנהלים וארגונים פונים לחברת ישראל ISRAEL CRM עבור הטמעת מערכת CRM אנו מסבירים להם כי מדובר קודם כל בתהליך ארגוני לפני שהוא תהליך תכני.
הסיבה המרכזית שאנחנו מסבירים למנהלי הארגון את הנושא הזה היא מכיוון שממחקרים שביצענו על יותר מ-80 חברות נוכחנו לגלות כי השינוי הארגוני מורכב ומסובך הרבה יותר מאשר הפן הטכני.
חברות וארגונים שבחרו להטמיע מערכת CRM מגלים כי דווקא לאחר מספר חודשים הצורך במיישם גדל ובעצם תהליך ההטעמה לא נגמר ברמה הטכנית אלה ממשיך תקופה ארוכה ועובר לפן הארגוני. אז כיצד ניתן להתכונן להטעמת מערכת בצורה הטובה ביותר ומה אפשר לעשות בשביל שהיא תצליח?
הטעמת מערכת קודם כל דורשת אפיון
אפיון מערכת CRM הוא אחד הפעילויות המורכבות ביותר בארגון. על מנת שאפיון יוכל להיות פרודוקטיבי עבור המיישם עליו להכיל מספר נקודות חשובות:
- ריכוז המידע הקיים בארגון – לפני שמתחילים לאפיון את הארגון והצרכים שלו עלינו להבין עם מה אנחנו יוצאים להטמעה.
כלומר עלינו לרכז את כל מאגרי המידע הקיימים ואת כל הנתונים הרלוונטים למערכת CRM וזאת בשביל שנוכל לדעת האם יש דברים שאפשר לשבת עוד לפני תחילת היישום והטמעה. - תרשים זרימה – הכנת תרשים זרימה מסודר יסייע להבין את מסלול שהלקוח שלנו עובר עד להצטרפותו לחברה או לחילופין הפרויקט שאנו צריכים לנהל.
- אוטומציות – רשמו את האוטומציות שאתם מעוניינים לבצע לפני תחילת היישום זכרו כי תמיד תוכלו להוסיף אך אם תרשמו את הנקודות הכואבות תוכלו לקבל תוצאות מהר יותר מאשר לחכות לרגע האחרון.
הטמעת מערכת לוקחת לפחות 6 חודשים!
יישום של מערכת CRM דורש זמן! כמה זמן? אנחנו בישראל CRM חושבים שלפחות 6 חודשים על מנת להגיע לתוצאות הרצויות. רבים אולי יטילו ספק במספר זה אך זה בסדר בסופו של דבר כמו שציינו השינוי הארגוני הוא זה שגורם לתהליך להיות ארוך ומורכב מה שיוצר בעיות במגוון רחב של נקודות שאופיינו בתחילת הדרך.
בנוסף לזאת יתכן והיו מיישמים שיציינו כי הם יכולים להטמיע מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM) תוך מספר חודשים מועט אך מניסיון שלנו והבנה של עשרות פרויקטים ברוב המקרים הטעמת המערכת CRM כמעט ואינה נגמרת גם לאחר תהליך הטמעה תקין.
3 נקודות שחשוב לבדוק לפני שבוחרים מיישם
- בקשו דוגמאות – רבים נוטים לבקש ממליצים לפני שהם מתחילים לעבוד אך כיום חשיבותו של הממליץ אינה גבוהה ואף לא באמת יכולה לתרום להבנה או לניסיון שיכול להיות למטמיע שאתם חפצים בעקרו. לכן הקפידו לבקש דוגמאות חיות ומערכות CRM שאותו מיישם בנה. 4-5 דוגמאות של מערכות יעזרו לכם להבין אם יש לכם עסק עם מקצוען בעל ניסיון.
- מנהל פרויקט – ניהול פרויקט אינו דבר פשוט לכן הקפידו לוודא האם למיישם שלכם יש מנהל פרויקט שיכול להוביל את הפרויקט ולהיות נגיש לכם כמעט בכל רגע נתון.
- OSS – כאשר מדברים על הטמעת מערכת CRM ישנם מספר של פרמטרים שצריך לחבר לכן נסו למצוא מיישם שיכול להעניק לכם את כל הפתרונות תחת מקום אחד או במילים אחרות ONE STOP SHOP(OSS).
מיישמים שיודעים להעניק לכם את כל הפתרונות תחת מקום אחד יקלו על התהליך במקרה של התאמות ושינויים אשר נחוצים לארגון.
לבסוף כמו שציינו הטמעת מערכת CRM דורשת זמן והבנה של התהליך. הקפדה על כללים ברורים לפני שמתחילים לבצע אפיון והטמעה תחסוך לכם המון זמן וכמובן כסף.
