מאגרי מידע מאז ומתמיד היו חלק בלתי נפרד מעולם ניהול קשרי הלקוחות או במילים יותר מוכרות עולם מערכות ה-CRM.
ככל שעברו השנים, ארגונים רבים הבינו כי החשיבות של ניהול מאגרי המידע בתוך מערכות ה-CRM הינה פעילות חשובה לא פחות מניהול הלקוח.
בדיוק בגלל זה אנחנו רוצים לעשות סדר מה צריך לדעת על מאגרי המידע, מי מחויב בהם רשום, ומזה בכלל מאגר "אל תתקשר אליי?".
מה זה מאגר מידע?
מאגר מידע הוא כלי מסודר לצורך איסוף נתונים בפעילות מסוימת, המעניקה לארגונים לגשת למידע הרלוונטי הנחוץ לארגון.
כיום הדרך המוכרת ביותר לניהולו היא דרך אחסון במערכת ניהול קשרי לקוחות(CRM) המאפשרת גישה למידע לפי סינון קבוע מראש או לפי בחירה.
בעבר רוב מאגרי המידע היו מנוהלים על קבצי אקסל או בתוכנות ייעודיות כגון SQL שפותחו במיוחד לניהול מאגרי המידע.
חשוב לציין כי ישנם סוגים רבים של מאגרים אך במדינת ישראל יש חובה לתיעוד ב"מאגר רשום" רק במידה והוא מכיל מידע רגיש.
מה זה מאגר רשום?
אז אחרי הסבר קצר מהו מאגר מידע, נאמר ונציין כי יש מגוון רחב של מאגרי מידע אך אנחנו נתמקד במאגרי מידע רשומים ומי מחויב בהם.
לפי "הרשות להגנת הפרטיות" "מאגר רשום" הוא מאגר המכיל מידע רגיש אודות הלקוח או הצרכן.
"מידע רגיש" הינו מידע אודות נתונים על אישיותו של אדם, מעמדו האישי, צנעת אישותו, מצב בריאותו, מצבו הכלכלי, דעותיו ואמונתו".
- נקודה למחשבה – אם יש לכם מערכת CRM או קובץ אקסל ויש לכם מידע שעונה על הקריטריונים של "מידע רגיש" אתם צריכים להגיש בקשה לרישום.
כעת לאחר שהבנו מה זה מאגר רשום עלינו להבין כי מי שמחזיק במידע רגיש אודות הצרכנים שלו חייב לבצע רישום למאגר המידע שלו.
רישום שכזה יכול לסייע לארגונים להתמודד חלילה במקרה של מתקפת סייבר או זליגת מידע שלא כחוק ולהקל בהליך המשפטי.
בנוסף לזאת ניהול נכון של מאגרי המידע יסייע להתמודד עם בעיות כגון פניות כוזבות של לקוחות שהיו מעוניינים להגיש תביעה בגין יצירת קשר על אף שפרטיהם נאספו בצורה חוקית.
נקודה זו מובילה אותנו לשם החם ביותר בעולם מאגרי המידע והוא מאגר המידע "אל תתקשר אליי".
מה זה מאגר "אל תתקשר אליי"
מאגר המידע "אל תתקשר אליי" הינו מאגר הנועד למנוע מגופים עסקיים לבצע שיחות שיווקיות לצורך הצעת מכר ללקוח פוטנציאלי.
החל מיום 1.1.23 לא ניתן יהיה לבצע שיחות שיווקיות, אל מספרי הטלפון הניידים או הנייחים של אזרחים שנרשמו למאגר 'אל תתקשר אליי'.
עסקים אשר ירצו לבצע שיחות לצרכנים פוטנציאלים, יצטרכו לבדוק קודם לכן אם מספרי הטלפון רשומים במאגר, ורק אם המספר לא מופיע יוכלו להתקשר.
פעילות זו הינה מבורכת עבור הצרכנים אך עבור מנהלי המכירות או עסקים אשר מרבית הפעילות שלהם היא שיווקית זה כאב ראש לא קטן.
כיום בעקבות כניסתו של מאגר "אל תתקשר אליי" החלו חברות התוכנה לפעול מול הרשות להגנת הצרכן ולחבר גישה ישירה למערכת באמצעות אוטומציות מובנות.
חיבור זה נועד להקל על המשתמש בכל הקשור להפניית לקוחות הדורשים שלא התקשרו אליהם יותר ובכך למנוע סרבול של המשתמש בהפניה למאגר.
עוד בנושא הגדילו חברות הטלפוניה המובילות לבצע חיבור ישיר עוד כבר במעמד השיחה כך שבמידה והלקוח מופיע במאגר המידע השיחה לא תשודר ולא תוכלו ליצור קשר עם הלקוח.
לסיום
לסיום אנחנו יכולים לומר כי מאגר זה בהחלט מדאיג את חברות התוכנה השונות אך עדיין כיום רוב המידע הקיים בתוך החברות הוא מידע אשר הגיע כחלק מהסכמה של הלקוח.
הסכמת הלקוח יכולה למנוע מאותם לקוחות את האפשרות לתבוע או להתלונן כנגד ספאם של אותם ארגונים ובעקבות הפנייה השיווקית.
למרות זו אנו ממליצים לכל ארגונים לבצע חיבור ל"אל תתקשר אליי" ובנוסף לזאת לבדוק האם הם מחויבים לבצע רישום.
