מערכות לניהול משימות הופכות עם השנים לחלופה טובה למערכות CRM.
העלות הנוחה ופשטות השימוש המובילה לכך שמערכות כגון קליק אפ(clickup) או מאנדיי פשוט נותנות פתרון נוח לארגונים ועסקים.
אותן מערכות מאפשרות לנו לנהל משימות ולפעמים גם ניהול בסיסי של לקוחות.
למרות זאת חשוב לומר זאת מערכות אלו ברוב המקרים פשוט לא מספיקות!
מערכות לניהול משימות בעולם העסקים של היום
בעולם העסקים של ימינו אנחנו טובעים במשימות.
כל הודעה שאנו מקבלים בווצאפ או דוא״ל שנשלח אלינו מצריך ביצוע משימה או אישור פעולה.
דבר זה מוביל לכך שהפתרון הנכון ביותר עבור העובדים ומנהלים היא מערכת לניהול משימות.
מערכות אלו מאפשרות לנו לנהל את המשימות ולעקוב אחריהם.
ביחד עם התפתחות הטכנולוגיה, אנו רואים כי יותר ויותר ארגונים מעדיפים מערכות שכאלה.
הבחירה במערכת שכזו על פני מערכת CRM היא מובנת בסופו של דבר כולנו מנהלים משימות.
אותן מערכות מאפשרות כיום חיבור לתיבת המיילים שלנו, ממשק הווצאפ ועוד פיצ׳רים נוספים תלוי במערכת שנבחר.
ועדיין לאחר שבחרנו מערכת לניהול משימות אנו מגלים כי היא פשוט לא מספיקה לנו.
חוסר התייחסות לכלל הרמות הארגוניות
כאשר אנו בוחנים מערכות לניהול משימות אנחנו מסתכלים בעיקר על הרמה הטקטית.
רמה זו מתייחסת בעיקר לדרג הביניים בארגון.
אותו דרג אחראי על הצוותי הביצוע וברוב המקרים מטרתו היא לוודא ביצוע.
בדיוק בשביל זה נועדו מערכות לניהול המשימות.
הן מעניקות לנו את האפשרות לנהל את העובדים שאחראים על ביצוע התהליכים והפרויקטים בארגון.
אותם מנהלי הביניים סוף סוף יכולים לעקוב אחרי כמות המשימות שלהם ואופן הביצוע.
כך הם בעצם יכולים לקבל תמונת מצב עדכנית לגבי הפעילות של עובדיהם.
אך מה קורה שרוצים לפקח על דרג הביניים? הרי הוא כבר מפקח על הצוות שלו.
בדיוק פה אנחנו מתחילים לגלות את החסרונות של מערכות לניהול משימות.
מערכות אלו לא יודעות להתייחס לכלל הארגון.
הן אומנם מסייעות לנו לנהל את הצוות בצורה טובה, אך ברגע שתירצו לקבל תמונת מצב על כלל הארגון לא ניתן לעשות זאת.
חשוב לנו לציין – בהטמעה נכונה והבנה של הצרכים הארגונים אפשר לקבל תמונת מצב על כלל התהליכים אך עדיין לא כמו במערכת CRM.
מה מוביל לבחירה לא נכונה?
לאחר שהבנו כי לא נקבל תמונת מבט מלאה על כלל הארגון.
נשאלת השאלה למה בכלל בוחרים מלכתחילה במערכות שכאלה?
אז התשובה היא לא שחור או לבן אלה היא קצת יותר מורכבת.
שיקולים כמו עלות משתמש שנמוכה משמעותית ממערכות CRM כמעט ב-50% ביחס למערכות CRM מובילות.
בנוסף פשטות השימוש של ניהול משימות במערכות אלו הוא סיבה נוספת לבחור במערכות אלו.
אך הכי חשוב הסיבה שמנהלים בוחרים במערכות לניהול משימות היא פשוט חוסר אוריינות טכנולוגית.
בעולם העסקים של ימינו אנחנו מעודדים עובדים לספק תוצאות מהר ועכשיו אם לא אתמול.
דבר זה מוביל לכך שמנהלים שלא מתמחים באוטודידקטיות פשוט לא חוקרים פתרונות נוספים.
כל זה ועוד סיבות נוספות גורמות לבחור מערכת שפשוט אחרי מספר חודשים פשוט לא מתאימה לארגון.
לבסוף
לבסוף אין זה משנה איזה מערכות לניהול משימות תעבדו איתם עליכם לדעת את הדברים הבאים:
- בחרו מערכת לניהול משימות רק אם אתם רוצים לנהל את צוות העובדים שלכם, אל תנסו להכניס אותה לכלל הארגון אלה רק למחלקה הרלוונטית.
- זכרו שאם אתם עובדים מול לקוח התנהלות של המערכת צריכה להתייחס לכלל הפרמטרים של הלקוח גם כן.
במאמר שכתבנו בעבר הסברנו כיצד נבין את מה נכון לנו מערכת CRM או מערכת לניהול משימות. – היכנסו למאמר - התמקדו בתהליך הארגוני ולא בתהליך הטכנולוגי! כל מי שעוקב אחרינו יודע שאנחנו תמיד אומרים שזה הארגון לפני הטכנולוגיה, הקפידו על עבודה עם נהלים ותראו איך נהיה לכם פלאים בעסק!
