הדרך הנכונה לבחור מערכת ניהול משימות!

מעבר להיותנו חברה להטעמת מערכות CRM אנו נותנים פתרונות גם למערכות ניהול משימות ופרויקטים.

כתוצאה מכך חברות וארגונים רבים בוחרים לפנות לישראל CRM במטרה לקבל חוות דעת בנושא.

לאחר פגישה קצרה והבנת צרכים ראשונית אנו מנסים להציע את המערכת הרלוונטית ביותר עבורם.

וכעת לאחר מספר לא מועט של פגישות אנחנו יכולים לומר אלה שלושת הרמות שחשוב לבדוק לפני שמחליטים על מערכת לניהול משימות.

הרמה האסטרטגית

בכל ארגון או עסק שיטת העבודה משתנה בהתאם לסוג הפעילות וכמובן בהתאם לסוג הניהול הקיים.

חלק מהגופים עמם נפגשנו עבדו עם מערכת ניהול משימות כגון מאנדיי – Monday ואף היו כאלה שעדיין בחרו לעבוד עם קבצי אקסל.

למרות זאת ולאחר מספר פגישות נוכחנו לגלות שלא משנה מה כל ארגון מעוניין שמערכת ניהול המשימות תשרת את האסטרטגיה.

כל מנהל ארגון או עסק יודע שללא אפשרות לשרת את הרמה האסטרטגית אין זה משנה כיצד עובדים.

בעזרת האסטרטגיה נוכל לבנות את המטרות, יעדים וכמובן את התוצאות אליהם אנו רוצים להגיע.

בעזרת קביעת אסטרטגיה נוכל להבין איזה דוחות אנו רוצים לקבל והאם המערכת יכולה לספק לנו זאת.

חשוב לזכור – כאשר יש אסטרטגיה נוכל לקבל תמונה מלאה על התהליך ובעזרתו נבין איזו מערכת מתאימה לנו!

• חומר למחשבה – האם לכן יש אסטרטגיה ברורה? או אסטרטגית CRM?

הרמה הטקטית

הרמה הטקטית מיודעת בעיקר לדרג ביניים בארגונים.

דרג זה הוא המאתגר ביותר מכיוון שעליהם לספק דוחות הנהלה ולוודא את העובדים אשר אחראים על הביצוע.

לכן כאשר אנחנו מחפשים מערכת לניהול משימות ננסה לבחון האם המערכת מסייעת לנו בקבלת דוחות?

והאם מערכת ניהול המשימות גם מגדילה את הפרודוקטיביות של העובדים?

חשוב לזכור – מטרתה של מערכת לניהול משימות היא לוודא שאנחנו לא מפספסים שום משימה ועדיין לספק מידע להנהלה.

הרמה האופרטיבית

את הרמה האופרטיבית אפשר לסכם אותה במשפט פשוט "עדיף טיפש שעובד ולא חכם בכאוס"

הרבה פעמים שאנו מגיעים לחברות אנו רואים חוסר סדר מובהק בארגון ובעיקר מסיבות ארגוניות ולאו דווקא טכניות.

לכן לפני שאתם מחליטים על מערכת ספציפית כמו מאנדיי – Monday או קליק אפ – Clickup נסו אותן קודם.

מערכות לניהול משימות רבות מאפשרות תקופת ניסיון למשך 14 יום או יותר ובכך תוכלו לראות האם היא נוחה לעבודה.

הרי בסופו של דבר אין הגיון לקחת מערכת טובה כל שתהיה אם העובדים לא מעדכנים נכון את הפרטים!

לבסוף

לבסוף איננו יכולים להמליץ על מערכת ספציפית שתסייע לכם לנהל את המשימות בצורה טובה יותר.

מה שכן נוכל לומר זה שהבנת הרמה האסטרטגית(דוחות ומטרות) בשילוב של הרמה האופרטיבית(יעדים).

תוביל את הארגון להבנה טובה יותר ותסייע לעובדים.

חשוב לזכור – כי לא משנה כמה תשקיעו בפיתוח בסופו של דבר, משימה צריכה להיות מבוצעת על ידי העובדים.