תחשבו על התהליך הבא: הקמתם עסק ובחרתם מערכת CRM, השקעתם זמן באפיון ובוודאי בישום!
ואופס! עוברים מספר חודשים והמערכת כבר לא מעודכנת, העובדים לא מתעדים והנתונים לא נכונים!
אם הגעתם לנקודה הזאת כנראה שעדיין הארגון שלכם לא יודע כי "מערכת ה-CRM היא המערכת החשובה ביותר בארגון".
ארגונים רבים בוחרים מערכת ומתחילים לעבוד עמה ולאחר מספר זמן ממשיכים לחזור לסורם.
מתייחסים למערכת ניהול לקוחות כעוד מערכת.
אף אחד לא ממהר לעדכן את נתונים, לוודא תקינות והכי חשוב לחדש ולהתחדש בתהליכים ארגונים.
מה התוצאה? פחות מכירות, מידע שצובר אבק במרתפי המערכת ויותר מזה הוצאה כספית לא מבוטלת.
אז לאחר שהסברנו בקצרה למה היא חשובה הינה 3 נקודות שחשוב להבין למה מערכת CRM היא החשובה ביותר בארגון.
נקודה מספר 1 – מערכת CRM היא מאגר המידע שלכם
מערכת CRM היא בפועל מאגר המידע של הארגון.
יש כאלה שיגידו יש לנו קובץ אקסל מעודכן שמציג נתונים יותר נכונים מהמערכת.
אז נכון, זה בהחלט יכול להיות.
אך השאלה הנכונה שצריך לשאול היא למה האקסל מעודכן יותר ממערכת CRM?
תנסו להשקיע את הזמן בעדכון הנתונים במערכת.
הקפידו ליצור תהליכי עבודה שיעניקו אפשרות לרענן את המידע הקיים וניהול המידע.
לדוגמא נסו ליצור תהליך שמחזיר לחיים מידע שבעבר היה לא רלוונטי.
כך נוכל ליצור רענון למידע ולחסוך בעלויות השיווק לגיוס לקוחות חדשים אם רק נעשה תהליך פשוט שקיים כמעט בכל מערכת.
נקודה מספר 2 – תהליכים ארגונים
אנחנו בישראל CRM כל הזמן טוענים ואומרים ללקוחותינו "קודם כל התהליך הוא ארגוני לפני שהוא טכני".
הכוונה שלנו במקרה שכזה היא שתוצאה טכנית תמיד אפשר לקבל בהשקעה כספית.
אך את העובדים ונהלים הארגונים, המנהלים קובעים ובדיוק בגלל זה נועדה המערכת.
התייחסו למערכת ככלי ניהולי תוביל את העובדים לתוצאות טובות יותר ואת ארגון? להצלחה ופרודוקטיביות.
נקודה מספר 3 – נתונים ודוחות
השימוש העיקרי ממערכת ה-CRM הוא ניהול הדוחות עבור המנהלים.
אך אם לא משקיעים זמן בעדכון המידע או ברעננו באמצעות אוטומציות ואינטגרציות למערכות אחרות לא נצליח לקבל נתונים נכונים.
הקפידו לבצע 4 צעדים פשוטים שציינו במאמר על דשבורדים ונתונים.
עבודה לפי הצעדים שציינו תעניק למנהלים כלים שיסעו למדוד נתונים.
כך שהם לא יצאו "לקרב" מבלי מערכת מעודכנת וכמובן דוחות שיציגו בכל רגע את הסטטוס של המשימות ולהקוחות.
