מערכת CRM לעמותות – מה חשוב לדעת ולמה קשה למצוא?

בחירת מערכת CRM לעסק או לארגון, אף פעם לא היתה פעולה פשוטה ועל אחת כמה וכמה בחירת מערכת CRM לעמותות.

הסיבה שאנו אומרים זאת היא מכיוון שלאחרונה קיבלנו מספר פניות מעמותות שפנו אלינו לסיוע בבחירת מערכת CRM לפעילות שלהם.

אותן עמותות שאלו אותנו למה עמותות רבות עובדות עם המערכת "X" או עם מערכת "Y"?

לאחר הסבר קצר הם הבינו שענף מערכות ה-CRM לא שש להעניק פתרון מקיף לעמותות בעיקר בגלל המורכבות של התהליך מולם.

במאמר הזה נעניק לכם 3 נקודות שיציגו לנו את הקשים אך גם מה צריך לעשות בשביל לפתור ולהתגבר על הבעיות האלה, שנתחיל?

נקודה ראשונה – אפיון תהליך עבודה

כמו בכל הטעמת מערכת CRM כך גם בעת בחירת מערכת לעמותות עלינו להבין קודם כל את הפעילות הארגונית שאליה אנו שואפים להגיע.

בדיוק בשביל זה עלינו לבצע אפיון מסודר של הצרכים והבנה ברורה של מה אנחנו מצפים לקבל מהמערכת ואיננו מתכוונים לשדות מערכת וכו'.

כאשר אנחנו מדברים על אפיון אנו מתכוונים לכל החלומות שלנו ממערכת ה-CRM ומה בדיוק אנחנו רוצים שהיא תעשה עבורנו.

לאחר שנבנה אפיון נכון נוכל לפנות למטמיע שיסייע לנו בהטעמת השירות ובכך נוכל להתחיל לעבוד בצורה נכונה מהתחלה.

נקודה שניה – עלויות ותמחור

אם אתם מנהלים בעמותה או מחפשים מערכת CRM לעמותות אתם בוודאי רוצים לדעת מה העלות של המערכת שאתם מחפשים.

בדיוק פה חשוב להיזהר!

מערכות CRM רבות מציעות חבילות לעמותות "בחינם" במטרה לסייע להם בפעילות של העבודה אך הפך הוא הנכון.

חבילות "החינם" שעמותות מקבלות אומנם מעניקות לעמותות את האפשרות להשתמש במערכת אך בפועל הם לא מעניקות את כל הכלים שהמערכת יודעת לספק.

לדוגמא נניח ובחרתם במערכת CRM שתעשה לכם סכימה של נתונים אך אתם מגלים שהפיצ'ר פתוח רק לגרסה גבוהה יותר.

לכן נסו להבין קודם כל מה הצרכים שלכם מהמערכת איזה כלים אתם צריכים ואיזה דוחות אתם רוצים לקבל לפני שאתם ממהרים לסגור מערכת.

דוגמא לנקודות שחשוב לבדוק:

תהליכים מותנים בזמן – נסו לוודא שהגרסה שלכם תומכת בתהליכים תומכים בזמן ולא בעקיפין ממש מותנים שמאפשרים בחירה לפי תאריך או שעה.

שדות סיכום ונוסחאות – שימוש בשדות סיכום או שדות שמאפשרות נוסחאות יעניקו לכם את האפשרות להשיג את הדוחות הרצויים ובכך לנתח את המידע

תבניות דוא"ל – עמותות רבות משתמשות במערכות דיוור לצורך גיוס לקוחות ותרומות, כיום ישנם מערכות CRM כגון ZOHO שמעניקות אפשרויות זהות למערכות דיוור.

נקודה שלישית – גיוס תרומות לעמותות, ניהול חשבונות ועוד

הנקודה השלישית והאחרונה היא כנראה החשובה ביותר למערכת ה-CRM לעמותות.

לאחרונה פנתה אלינו עמותתה גדולה בישראל ששאלה אותנו "מה הפתרון שלכם לפן החשבונאי?" השאלה שלהם אגב לא הפתיע אותנו.

עמותות רבות נתקלות בעובדה שמערכות CRM פשוט לא תומכות בפעילות החשבונאית של עמותות המחפשות מערכות CRM.

אין סיבה להיות מופתע הרי כל מנהל עמותה יודע שעמותה צריכה מענה למספר צרכים כגון: תמיכה בסליקת אשראי, הפקת קבלות והוראות קבע.

אז איפה מתחילה הבעיה? בדיוק בחלק הזה.

לצערנו כיום אין הרבה מערכות CRM שנותנו אפשרות לריבוי מסופים מה שיעניק לעמותות שמעניקות שירותים וגם גיוס תרומות לעבוד על מערכת אחת.

בנוסף לזאת יש עוד את הוראות הקבע שבכל רגע נתון משתנות, מחויבות ואף מבוטלות! מה שגורם לשינוים דחופים בכל פעם ומצריך תגובה מהירה.

פתרונות

אז לאחר שהסברנו למה כל כך קשה למצוא מערכת CRM לעמותות עלינו להבין כי זה "משימה בלתי אפשרית" אלה תהליך ארוך.

כיום פתרון לעמותות נמצא בפעילות משולבת בין מערכות CRM לאינטגרציות ואוטומציות מחוץ למערכות אלו.

שילוב של אינטגרציות חיצוניות ואוטומציות יעניק למערכות בדיוק את מה שחסר להם ולכם? את האפשרות לקבל מערכת CRM אחת שתרכז את כל הפעילויות!