הדרך הטובה ביותר להפיק דוחות ממערכת ה-CRM

אחת הסיבות המרכזיות שארגונים רוכשים מערכת CRM או מבצעים הטעמת מערכות באמצעות מטמיע חיצוני היא על מנת לקבל דוחות עדכניים אודות הפעילות העסקית, נציגי המכירות ושירות הלקוחות. הפקת דוחות באמצעות מערכת CRM היא לא רק להסתמך על הדוחות הקיימים במערכת, אלה דורשת גם שילוב של קובץ דינאמי שמחובר למערכת באמצעות API שיאפשר לנו לקבל טבלת ציר (PIVOT) שתעניק לנו פירוט עמוק יותר.

כיצד ניתן להפיק דוחות טובים יותר?

ממחקר שביצענו על 6 מערכות CRM שונות הגענו למסקנה כי אף מערכת CRM לא נתנה מענה של 100% לארגונים בכל הקשור להפקת דוחות. המחקר שביצענו כלל כ-30 פרויקטים שונים כאשר מנהלי הארגון ציינו בפני מנהלי הפרויקט של חברת ISRAEL CRM כי מערכת ה-CRM שבידם לא מצליחה לספק תמונה מלא אודות הנתונים בארגונים ולכן הם נאלצים להמשיך לעבוד בקבצי אקסל במקביל למערכת ה-CRM הקיימת בארגון.

בנוסף לזאת במאמר שציינו לפני מספר שבועות מאגרי המידע בארגון גדלים באופן קבוע כך שהפקת הדוחות הינה אתגר לא פחות פשוט מניהול העובדים בארגון שבכל רגע נתון מוסיפים עוד מידע מהותי אודות הלקוחות. אז הינה מספר נקודות שחשוב לדעת על מנת להפקיד דוחות טובים יותר ממערכת ה-CRM שלכם בארגון

1. תהליך מכירה – רבים ממכם שקוראים את השורות האלה אומרים "אוקי יש לי תהליך עבודה מסודר ועדיין אני לא מצליח לקבל את הדוחות שאני רוצה!". האומנם? נסו להוריד את תהליך המכירה שלכם לתרשים זרימה מסודר ותנסו למדוד מעברים בין השלבים לדוגמא: כמה עברו מליד(LEAD) חדש למעקב או סגירת עסקה? חשוב לזכור מדידה של כל שלב ושלב תסייע לכם לחזק את הנציגים אשר חלשים בשלבים מסויימים ובכך תוכלו להגדיל את יחס ההמרה הכללי של הארגון. אגב אם לא הצלחתם למדוד? כנראה שתהליך המכירה שלכם עדיין לא מגובש או שמערכת ה-CRM שלכם אינה מתאימה לתהליך.
   
2. אקסל הוא לא אויב – ארגונים רבים מעוניינים להפסיק לעבוד עם קובץ אקסל כי פשוט אין עדכון שוטף ואפשרות לקבל דוחות עדכנים. אז זהו שלא! כיום ניתן ליצור קובץ דינאמי שמתעדכן בכל רגע עם נתונים מתוך מערכות ה-CRM ובכך לתת כלים טובים יותר להפקת דוחות. לכן נסו לשלב קובץ דינאמי ולהוציא דוחות יותר מקובץ האקסל מכיוון שהוא מאפשר לנו לבצע יותר חיתוכים וכמובן לקבל תמונה מלאה יותר.
   
3. פירמידה – מערכות CRM רבות עובדות בשיטת הפירמידה כלומר ככל שתפרקו את התהליך ככה תוכלו להפקיד דוחות טובים יותר באמצעות מערכת ה-CRM. לכן במידה ואתם עושים את הטעמה או מעוניינים שמישהו אחר יבצע לכם את הטמעת המערכת CRM עליכם לוודא שהבניה נעשית בדרך שניתן למדוד אותה מלמטה למעלה ולא הפוך. זכרו תהליך מכירה נכון מתחיל עם יסודות טובים. שירות לקוחות מצויין מתחיל בנהלים מוגדרים. מנהל טוב הוא מנהל שמכיר את השטח.