כמה ממכם שמחפשים מערכת CRM שמעו על המיישמת הילי פלאוט? אם לא שמעתם זה הזמן להכיר אותה.
הסיפור שלנו עם הילי התחיל אי שם בשנת 2019 כאשר קיבלנו פניה להטעמת מערכת CRM לחברה שהוריה של הילי הינם הבעלים.
כאשר התחלנו את התהליך מול החברה הילי היתה חלק בלתי נפרד ממנו והובילה את הדרישות של החברה באופן שהפתיע אפילו אותנו.
זה הסיפור שלה ומה הוביל את הילי להיות מיישמת מערכות CRM.
שלב 1 – ההחלטה!
כמו כל עסק גם אצלנו בעסק המשפחתי שלי, עסק לקורסים לתכשיטים, עסק מהמם בן 27 שנים – עבד עם מערכת CRM.
את הבעיה התחלתי להבין אחרי שקלטתי שכל חודש עבדנו שלושה ימים על התאמת הנתונים לצורך הכנת משכורות לכ-15 עובדים.
כן, שלושה ימים – 18 שעות, מיילים הלוך ושוב וכאב ראש בלתי נסבל.
אחרי כמה חודשים החלטתי! – מספיק!
הבנתי כי מערכת ה-CRM הקיימת בארגון שלנו אינה מתאימה ויותר מזה היא לא מותאמת לנו.
שלב 2 – יציאה לדרך חדשה
לאחר שהבנתי כי המערכת הקיימת כיום בעסק אינה מתאימה לנו כינסתי את צוות ההנהלה ואמרתי להם "חברים אנחנו יוצאים לציד – למציאת המערכת הנכונה לנו".
תאמינו לי, זאת היתה ההחלטה הטובה ביותר שעשינו לעסק.
התחלנו לעבוד עם מאפיינת שכתבה לנו אפיון מסודר ואני יכולה לשתף אתכם שבזמנו לא ידעתי בכלל מה מצריך איפיון למערכת CRM אך בהחלט נשאבתי לעולם חדש.
- מה זה איפיון צרכים? – איפיון זה מסמך בו כותבים את כל צורכי העסק וכל החלומות שאנחנו רוצים שיתממשו בפרויקט.
לדוגמא – למשל אוטומציה שתחסוך לנו הקלדות ידניות, שליחת מייל בצורה אוטומטית ועוד.
לאחר ישיבות ממושכות עם המאפיינת שבמהלכם התחלנו לספר לה ה-כ-ל! כמו למשל שהדבר הכי קשה זה שכל פעם שמגיעה עובדת חדשה צריך להסביר לה על מערכת הCRM המסובכת שלנו מחדש.
חצי מזמן האפיון עמה היא הסתכלה עלינו ואני רק דמיינתי את המחשבות שלה "איך הן יכולות לעבוד בצורה כזאת?".
חשוב לי לציין שזאת מטרת האפיון לא? הרי המטרה שלנו היא לשבור את המצב הזה ולנצח יחד עם מערכת חדשה מנצנצת!
האפיון נכתב אבל כשקראתי אותו הוא לא הרגיש לי מספיק מפורט – כזאת אני, יסודית מאוד.
החלטתי שאני לוקחת על עצמי את התפקיד והתחלתי מאפס לעבור שוב על תהליך העבודה בעסק ואף הוספתי תרשים זרימה מפורט.
עכשיו כשהיה לי איפיון מדויק – התקדמנו לשלב הבא – מציאת המערכת המתאימה.
שלב 3 – בחירת מערכת CRM לעסק
אז לאחר שהיה לי אפיון מוכן התחלתי לחפש מערכת CRM שתוכל להתאים לעסק שלנו.
אני יכולה לומר שלא ידעתי בכלל מאיפה להתחיל אז "גיגלתי" (מהמילה גוגל😉) ומצאתי חברות שונות המספקות מערכות לניהול לקוחות וכך המשכתי להתקדם.
לאחר מספר שיחות עם נציגי המערכות השונות שכללו גם שיתוף של האפיון, הגעתי למערכת הנכספת – פאוורלינק (Powerlink Crm)
הכלים שפאוורלינק העניקה לנו עבור הפעילות העסקית נראתה לי הטובה ביותר והיא בהחלט הציגה מראה חדשני וקל לשימוש.
וכן – היא עמדה להגשים לנו את כל החלומות!
שלב 4 – תחילת עבודה בפאוורלינק
עבדתי ישירות מול חברת פאוור לינק.
תוך כדי הבניה של המערכת התחלתי לבחון כיצד המתכנת שלהם יוצר שדות, תהליכי עבודה ומהר מאוד למדתי זאת בעצמי כי הנושא ממש עניין אותי.
כן אני יכולה לציין כי תהליך ההטמעה היה ארוך ומתיש אך את הפירוט הזה נשמור כבר למאמר אחר ובאמת לאחר מספר חודשים שבמהלכם למדתי המון יצאנו לדרך.
שלב 5 – היכרות עם עולם יישום המערכות
לאחר העבודה עם פאוורלינק החלטתי להתמקצע בתהליך לכן נרשמתי לקורס אוטומציה לעסקים.
למדתי והתמקצעתי במטרה אחת פשוטה להוציא את כל האפיון המטורף שרשמנו לפועל.
לסיום אני יכול לספר לכם שכיום המערכת בעסק עובדת בצורה שהכל א-ו-ט-ו-מ-ט-י!
חסכנו חצי משעות האדמיניסטרציה, כל עובדת יודעת את תפקידה במערכת, קל לקבל נתונים סטטיסטים מהמערכת והמכירות גדלו ב20% בלי מאמץ כי דברים לא נופלים בין הכיסאות.
אהה ולגבי המשכורות שסיפרתי לכם? ממזמן לוקח פחות מחצי שעה לאשר אותן 😉
יצירת קשר עם הילי
אם אתם מרגישים בבלגן ואתם רוצים להכניס סדר לעסק, אם אתם רואים שמשימות נופלות לכם וזה גורם לכם לאבד מכירות, אם אתם מרגישים שאתם עושים דברים בצורה ידנית, נעים להכיר!
קוראים לי הילי פלאוט ולמזלי יש לי מקצוע מהחלומות – אני מאפיינת ובונה מערכות CRM ואוטומציות לעסקים ואני עוזרת להם לייעל את התהליכים שלהם.
אוכל לעזור גם לכם ואף לחסוך לכם את כל התהליך הארוך והמייגע שעברתי בהטמעת מערכת, כי אני למדתי הכל כבר על העסק המשפחתי שלנו.
לשליחת וואטסאפ להילי חצו כאן >> https://bit.ly/3qusunQ
