כמה ממכם נתקלו במצב שמערכת ה-CRM שלכם אינה עונה על הצורך בניהול משימות? כמה חוו את השלב הזה שאתם לא יודעים מה קודם למה? הסטטוס/השלב של הפרויקט או המשימה עצמה.
אז לאחר מספר רב של פרויקטים הגענו למסקנה! הדרך הטובה ביותר היא שילוב בין מערכת ניהול משימות ומערכת CRM.
מה זה מערכת ניהול משימות?
בעולם מערכות ה-CRM ישנה התמחות קטנה אך חשובה והיא נקראת "ניהול משימות".
ניהול משימות הינה פעילות חשובה עבור כל ארגון שמעוניין לנהל את הפרויקטים ולתעדף את החשיבות שלהם.
שימוש במערכת ייעודית כגון מאנדיי – Monday או קליק אפ – ClickUp לנושא זה תעניק לארגון את כלים הטובים ביותר לנהל את הפרויקט.
שימוש במערכת ניהול משימות יעניק לארגון אפשרות לדעת בכל רגע נתון אלו משימות יש לבצע עבור אותו פרויקט ויסייע לעובד להבין איזה משימות יש לו לבצע.
אלו מערכות ניהול משימות יש?
אז למי שמכיר את עולם מערכות המידע וניהול המשימות יודע שישנם לא מעט מערכות לניהול משימות אך במאמר הנוכחי נתמקד במערכת כמו מאנדיי – Monday וטרלו.
בעבר כתבנו המון מאמרים על ניהול משימות וכיצד יש לנהל משימות בצורה טובה יותר.
אך כאשר אנחנו מדברים על מערכות ניהול משימות אפשר למנות את אחת המערכות המובילות כיום בענף והיא מערכת מאנדיי (Monday).
מערכת נוספת שאנו מאוד אוהבים לעבוד איתה היא מערכת טרלו (Terllo) מערכת זו לניהול משימות היא מהמובילות בעולם אם לא המובילה ביותר.
שימוש נכון במערכת זו יכול להזניק את הארגון כמה שלבים קדימה ולסייע בפרודוקטיביות של העובדים.
שילוב בין ניהול למשימות למערכת CRM
אז כמו שציינו בתחילת המאמר הסיבה המרכזית שיש שלב בין המערכות היא מכיוון שלא מעט מערכות CRM שפשוט לא מספיק טובות בלעשות הכל.
לכן כאשר אנחנו מנהלים פרויקטים במערכת CRM עלינו להגיע למצב שצריך לנהל את הפרויקט ב-3 שלבים והם:
- אסטרטגיה – ברמה הניהולית כל פרויקט צריך אסטרטגיה מסודרת שתוכל להתוות את הדרך לארגון ולקבוע יעדים ומטרות. לכן מערכת CRM תעניק לנו את המעטפת הרלוונטית עבור הפרויקט ותציג לנו תמונת מצב עדכנית אודות הפרויקט.
- טקטיקה – שימוש נכון במערכת ייעודית לניהול משימות תעניק לנו את היכולת ליצור משימות אך ורק לאותו שלב.
לדוגמא אם יש לכן פרויקט נדל"ן וכרגע הפרויקט נמצא בשלב קבלת היתר? איזה משימות יש לבצע ומה חשוב קודם.
מערכת CRM לא תעניק לנו את האפשרות הזאת ברמת הסטטוס אלה ברמת הפרויקט ותציג לארגון מידע חלקי. - אופרציה – כולנו יודעים שלעובדים ברמה הכללית קשה לעדכן מספר רב של נתונים ולכן שימוש במערכת ניהול משימות יסייע להם להתמקד במשימות שלהם בלבד ולהיות במעקב מלא.
מה היתרונות של שילוב בין מערכת ניהול משימות למערכת CRM?
אז כמו שראינו שימוש במערכת CRM יעניק לנו פתרון בעיקר ברמה האסטרטגית אך לא יפתור לנו בעיות בשאר הרמות בארגון. אז מה היתרונות של שימוש במערכת ניהול משימות?
- ריכוז המשימות לעובדים -במערכת ייעודית ניתן יהיה לרכז את המשימות תחת מקום אחד כך שהיה יותר פשוט לעובדים לבצע את המשימות ולקבל סטטוס ביצוע.
- אוטומציות – ביצוע של משימות דורש תכנון רב ברמת הארגון ולכן מערכת ייעודית תעניק לנו את האפשרות לתזמן תאריכים לביצוע כולל תזכורות ועוד מגוון רחב של אוטומציות מה שלפעמים מצריך שדרוג במערכות CRM.
- ממשק קל לשימוש – רוב מערכות לניהול משימות מציגות ממשק פשוט וקל לביצוע כך שהלמידה על הממשק תהיה פשוט וקלה.
סיכום
לבסוף ניתן להבין שאם נשלב בין מערכת CRM למערכת ניהול משימות הארגון רק ירוויח ויזכה ליותר פרודוקטיביות של העובדים, ביצוע טוב יותר של משימות וכמובן חסכון בזמן כך שהחלטה האם לשלב את המערכת או לא כמעט אינה לוויכוח.
- חשוב לנו לציין שימוש בשתי מערכות שונות אינו אמור להשפיע על הפעילות מכיוון שכיום ניתן לחבר את המערכות השונות באמצעות מערכת אינטגרומט או זאפייר ובקרוב מערכת חדש שנקראת אקו שעליה נרחיב בקרוב.
