הדרך הטובה ביותר לעשות סדר פסח במערכת ה-CRM

במהלך העבודה היום יומית על מערכת ה-CRM אנו צוברים המון מידע על הלקוחות ועל הפעילות הארגונית שלנו.

המידע הרב שנצבר מקשה על פעילות הנציגים או שירות הלקוחות ובכך גם גורם לעיוות נתונים שמשפיעים על הדוחות הניהולים.

כל מנהל יודע כי שימוש במידע הקיים במערכת יכול להבדיל בין ארגון טוב לארגון טוב מאוד ולכן בדיוק בשביל זה צריך לעשות סדר גם במערכת CRM.

כיצד מתחילים?

אז לפני שאנחנו רצים לעשות שינוים במערכת ולמחוק מידע לא רלוונטי או לסווגו כלא רלוונטי, עלינו להבין את כמויות המידע הקיים לנו בארגון ולרכזו תחת קובץ אקסל אחד.

לאחר מכן התחילו לטייב את הקובץ הרלוונטי, נסו לתת למידע שריכזתם סטטוס ייעודי או מקור הגעה שיעזרו לכם לזהות את המידע החדש במערכת.

כאשר סיימתם להכין את הקובץ והוא מוכן להזנה למערכת אל תעלו אותו עוד.

זכרו אם תעלו את המידע החדש למערכת הוא עלול להוסיף לבלאגן הקיים במערכת ובכך הפעילות בעצם תגרום להרעת המצב.

כעת אחרי שיש לנו קובץ מרוכז עם המידע הקיים שאינו במערכת נעבור לחלק העיקרי והוא עדכון המידע הקיים במערכת ה-CRM.

טיוב מידע במערכת CRM

טיוב מידע במערכת CRM אף פעם אינו פעולה פשוטה בוודאי אם יש לכם אלפים ואולי מאות אלפים של רשומות במערכת.

לכן בשביל שסדר הפסח במערכת יצליח עלינו לפעול בדרכים הבאות:

פעולה מס' 1 – רכזו את המידע

הדבר הראשון שצריך לעשות ברגע שרוצים לסדר את מערכת ה-CRM הוא ריכוז המידע הקיים במערכת תחת קובץ אקסל אחד.

מומחי הטיוב המובילים בעולם ממליצים לטייב מידע דווקא בקבצי אקסל או גוגל שיטס מכיוון שהם מאפשרים לנו לבצע מספר פעולות במקביל.

שימוש בקבצים אלו יכול לסייע לנו לסנן מספר תצוגות במקביל ובכך לחסוך לנו זמן בעדכון נתונים.

• זכרו כי בכל הורדה של קובץ אקסל ממערכת CRM עליכם לוודא שיש לכם שדה מזהה שתוכלו לעדכן את הנתונים בחזרה למערכת.
• שדה מזהה יכול להיות ערך כמו: תעודת זהות, מספר טלפון, דואר אלקטרוני וכו'. המלצה שלנו זה תמיד להשתמש בתעודת זהות במידה ואין נסו דואר אלקטרוני הוא משתנה בתדירות נמוכה יותר.

פעולה מס' 2 – אל תשאירו תאים ריקים

אחד הבעיות המרכזיות שאנו ב-ISRAELCRM נתקלים במהלך הטעמת מערכת זה מידע שגוי או שאינו קיים.

נציגי שירות או מכירות לא ששים תמיד לתעד את המידע הרלוונטי לארגון וכתוצאה מכך נשארים הרבה פערים במערכת ה-CRM.

פערים אלו כמובן משפיעים על הדוחות הניהול וגורמים למצב שהחלטות לא נכונות מתקבלות.

בעבודה על קובץ האקסל שהורדתם נסו לצמצם את התאים הריקים כמה שאפשר ואפילו תנסו לשים ערך "ממתין לתיעוד" וזאת במטרה שלא היו תאים ריקים.

פעולה מס' 3 – נצלו את הזמן

כל ישראלי מכיר את המשפט המפורסם "אחרי החגים".

בזמן שרבים חושבים כי משפט זה הוא התחמקות מקבלת החלטות אנו חושבים כי דווקא זה הזדמנות עבור הארגון.

בזמן החגים בוודאי בחול המועד של חג הפסח וחג הסוכות כמו הפניות למוקדי השירות או המכירה פוחתת משמעותית ברוב הענפים.

לכן הקפידו לנצל את הזמן דווקא בחול המועד לעשות את הסדר במערכת ה-CRM ובכך תוכלו להגיע לתקופה של אחרי החגים בצורה טובה יותר מהמתחרים.

לבסוף

לבסוף כל מנהל בארגון יודע כי ניהול המידע הקיים בארגון שלו יכול להוביל לתוצאות אחרות לגמרי בכל פרמטר.

מעבר על המידע הקיים בארגון פעמיים בשנה יעניק לאותו ארגון מידע רב שיכול לסייע לו להגדיל מכירות ולשפר את השירות.

כך שאם אתם חפצים בלשפר את המצב שלכם נסו להתחיל בסדר פסח למערכת ה-CRM.