גיבוי בענן ומערכת CRM? הינה מה שחשוב לדעת!

בעולם העסקים של היום גיבוי בענן נהיה חלק בלתי נפרד ממערכת ה-CRM.

מערכות CRM רבות מציעות אפשרות לגבות את המידע של הארגון בענן ולספק גישה אליו בכל רגע.

בעזרת הגיבוי בענן ניתן לשחזר את המידע בכל מקרה "לא עלינו" של איבוד המידע או ח"ו תקיפת סייבר.

אז למה נחוץ גיבוי בענן? מה מציעות לנו מערכות CRM? וכיצד נוכל לגבות את המידע בעצמנו?

מה זה אחסון בענן?

בעולם שירותי המחשוב גיבוי בענן הוא חלק חשוב מאוד.

ארגונים רבים פונים לחברות המתמחות בשירותי מחשוב במטרה לאחסן את המידע בענן ואף לגבות אותו.

• חשוב לציין כי בהגהה המקצועית נכון יותר לומר "אחסון בענן".

גיבוי או אחסון בענן מטרתו לספק לנו גישה למידע בכל מקום שיש בו אינטרנט.

כך ניתן לגשת אליו מבלי חשש של נגישות או צורך להתחבר לשרת פיזי.

גם בעולם מערכות ה-CRM המעבר למערכות בענן נעשה בתחילת העשור הקודם.

וכיום אנו רואים שרוב גדול של מערכות ה-CRM הינו בענן.

למה חשוב שיהיה גיבוי בענן?

בתחילת דרכם של מערכות ה-CRM השונות מטרתם היתה בעיקר יצירת משימות.

המערכות שימשו את הארגון במטרה לוודא שחוזרים ללקוחות הפוטנציאלים ומתן שירות לקיימים.

עם התפתחות הטכנולוגיה, הפכה מערכת ה-CRM לכלי ניהולי חשוב וכיום לחלק בלתי נפרד מארגון.

דבר זה הוביל לאחסון מידע רב במערכות והעלה את החשיבות לגבות אותו.

בעזרת גיבוי המידע יכולנו לוודא שבמקרה של קריסת מערכות או תקיפת סייבר המידע מגובה.

בהמשך השנים והאחסון בענן הפך להיות נפוץ יותר ונגיש יותר.

גיבוי בענן במערכת ה-CRM

כל מי שעובד על מערכת לניהול קשרי לקוחות בוודאי שאל את חברת התוכנת ה-CRM היכן המידע מאוחסן?

שאלה זו תענה ברוב המקרים "בשרתי החברה, מגובה ושמור".

• חשוב לציין – שאם עדיין לא שאלתם את השאלה הזאת זה הזמן!

תשובה זו בהחלט יכולה לספק גופים קטנים או עסקים בתחילת דרכם.

בפועל לארגונים בינונים וגדולים היא אינה מספיקה ובדיוק בגלל זה חברות ה-CRM מציעות חבילות גיבוי.

חבילות הגיבוי השונות מציעות לארגונים לרכוש מקום אחסון ייעודי שנגיש רק לארגון.

בנוסף לזאת עם התפתחות תקני האבטחה הבינלאומיים (ISO) ניתן כיום גם לאחסן בשרת בענן חיצוני.

כעת ונניח ובחרתם באחת החבילות שמציעות מערכות ה-CRM עלינו לדעת מספר דברים:

שטח הגיבוי

אם אתם ארגון עתיר מידע שטח הגיבוי מאוד קריטי עבורכם.

אחסון של תמונות ומסמכים במערכת ה-CRM מצריך כמה עשרות ג'יגה נוספים.

חברות התוכנה השונות מאפשרות לנו להגדיל את המקום במערכת ה-CRM תמורת תשלום נוסף.

גיבוי על בסיס יומי

דבר נוסף שחשוב לדעת הוא תדירות הגיבוי.

ברכישת מערכת CRM ניתן לבחור חבילות עוד לפני שאנחנו מעוניינים לגבות את המידע.

אותן חבילות חייבות לציין בתוכן את תדירות הגיבוי ואת אופן הגיבוי של המידע.

כך תוכלו לדעת כל כמה זמן המידע במערכת שלכם מגובה והיכן הוא מאוחסן.

• חשוב לדעת – נסו לקרוא את השורות הקטנות בהסכם! סעיף הגיבוי הינו חשוב ביותר.
  לדוגמא מערכות כגון זוהו – Zoho מציעות גיבוי של פעמיים בחודש כחלק מחבילת האנטרפריז(Enterprise).

גיבוי בענן על שרת חיצוני

אופציה נוספת לגיבוי בענן שחשוב לדעת היא האפשרות לגבות את המידע על שרת חיצוני.

כמו שציינו תקני האבטחה הבינלאומיים מאפשרים לארגון לקבל גישה למידע הנמצא במערכת ה-CRM.

בעזרת גישה זו הוא יכול לגשת למידע הקיים במערכת ה-CRM ולהעבירו לשרת חיצוני ייעודי.

השרת הינו של ארגון ובעצם משמש אותו כמאגר מידע חיצוני למערכת.

• חשוב לציין – מערכות ה-CRM מאפשרות פעילות זו בתוספת תשלום מעבר לתשלום השותף.

לבסוף

לבסוף אין זה משנה באיזו מערכת CRM תבחרו.

גיבוי בענן או המידע שלכם יכול לעשות בצורה פשוטה גם באופן ידני על ידי זה שתעבירו את המידע עצמאית.

ייצוא המידע ממערכות ה-CRM כיום נגיש לכלל הארגונים ובכך תוכלו להוריד את כל הקבצים והרשומות.

לאחר שתורידו את המידע תוכלו להעבירו לשרת בענן ייעודי (דרובפוקס, 365, גוגל ועוד.) או כונן נייד.

שיטה זו אינה אידיאלית אך עדיין חשוב לנו לציין את האפשרות זו.