איך תדעו אם אתם צריכים מערכת CRM או מערכת ERP?

את המשפט "כל עסק צריך מערכת CRM" אין כמעט אחד שלא מכיר אך מתי נדע שצריך משהו קצת יותר מתקדם כמו ERP או במילים מקצועיות מערכת לניהול משאבים ארגונים?

ארגונים רבים פונים למערכות CRM במטרה לנהל את הלקוח, את המשימות ולפעמים גם את הפרויקטים בארגון.

אך מה קורה שהפעילות העיקרית של הארגון היא ניהול משימות פנים ארגוניות כלומר עבודה בין הצוותים או ספקים(הזמנות רכש)?, בדיוק פה נכנסות מערכות ה-ERP.

כאשר הפעילות ארגונית קצת יותר מורכבת כמו ניהול משימות פנים ארגוניות או ניהול פרויקטים אנו צריכים להבין כי מערכת CRM לבדה אינה מספיקה.

מערכות CRM כמו שרוב המנהלים וארגונים יודעים היא מערכת ניהול קשרי לקוחות ואילו מערכות ERP מטרתן לנהל את המשאבים של הארגון.

• חשוב לנו ציין – ארגונים אשר מנהלים תהליכי תפעול ורוצים למודד את העובדים על הביצועים שלהם אף ויצטרכו מערכות לניהול משימות כמו קליק אפ – clickup או מאנדיי – Monday.

במאמר הנוכחי אנחנו נתמקד בעיקר בשאלה מתי נסתפק במערכת CRM ומתי נרצה לעבור למערכת ERP או האם לשלב ביניהם?

מה זה מערכת ERP?

מערכת ERP היא מערכת ניהול משאבים ארגונים בהגדרה המקצועית ומטרתה לסייע לנו בניהול המשאבים הארגונים.

דוגמא המוכרת לארגונים רבים היא ניהול מלאי, הצעות מחיר, ניהול מחסנים, תעודות משלוח ועוד.

תפקידה של מערכת ה-ERP הוא להעניק לנו כלים שיעניקו לנו דוחות במטרה להפיק תהליך תפעולי רחב כגון ניהול הצעות מחיר ממגוון מחירונים שונים ללקוח וכמו שציינו ניהול מלאי.

ארגונים רבים בעיקר בעלי יכולת יצור יעדיפו להתחיל לעבוד על מערכת ERP עוד בתחילת הפעילות לפני שיבחרו להשתמש במערכת CRM.

כעת לאחר שהסברנו ממש בקצרה מה זה מערכת ERP ננסה להסביר מהם השלבים שאסור לוותר עליהם לפני שמחליטים על מה לעבוד.

שלב 1 – הבנת הצרכים

כל ארגון שהטמיע מערכת טכנולוגית כזאת או אחרת יודע כי אפיון ראשוני והבנת צרכים היא MUST(חובה).

לכן לפני שאתם בוחרים מערכת לפי המלצת חבר או מתכנת עצרו!

תכינו מסמך דרישות ראשוני שיעשה לכם סדר על מנת שתוכלו להבין את ההבדלים.

במילים מוכרות אפיון צרכים ראשוני שיסייע לנו להבין מה אנחנו רוצים להשיג מהפעילות של המערכת וכיצד היא תקדם את התהליך הארגוני ולא את התהליך הטכנולוגי.

• נקודה למחשבה – האם המטרה שלכם היא להיות יותר פרודוקטיבים או יותר טכנולוגים?
• דוגמא: ממטרה שמשקה את הדשא צריכה לעשות את זה בצורה מהירה על מנת לתת לדשא כמה שיותר מים או להביא לכמות מספקת שהדשא יצמח בצורה מיטבית?

לכן לפני שאתם בוחרים מערכת CRM או ERP נסו להכין מסמך מסודר ובצעו השוואה.

שלב 2 – CRM לניהול לקוח או מערכת ERP לניהול הארגון?

אחד הנקודות החשובות והמהותיות ביותר לפני שמחליטים עם לקחת מערכת CRM או ERP היא להבין האם אנחנו מנהלים לקוח או רוצים לנהל את הארגון.

איך נדע לבצע את הבחירה? נסביר.

כאשר אנחנו רוצים לנהל לקוח עלינו לבחור מערכת CRM לניהול השמות של הלקוחות, משימות מול הלקוח ועוד.

מנגד כאשר אנחנו רוצים לנהל מלאי או ניהול פיננסי אנחנו נבחר מערכת ERP ולאחר התנסות עם המערכת נחליט האם לשלב בין המערכות.

• חשוב לנו לציין – ניהול לקוח אפשרי גם במערכות ERP אך זה תלוי בגדול הפעילות של הארגון.
• דוגמא: נסו להבין מהי כמות הצעות המחיר שתהיו מעוניינים להפיק, האם אנחנו צריכים לשמור רק שמות לקוחות או יותר? האם הצעת מחיר היא ללקוח עסקי?

שלב 3 – איזו מערכת כדאי לבחור?

אז לאחר שהבנו מה זה מערכת לניהול משאבים ארגונים (ERP) ועשינו הפרדה בין ניהול לקוח לבין ניהול ארגון נעבור לשלב הנוסף והוא בחירת מערכת.

אז בעולם מערכות ה-CRM יש לא מעט מערכות שמציעות לנו אפשרות לנהל פעילות תפעול כגון ZOHO ומערכות כמו SALESFORCE.

לעומת זאת עולם ה-ERP מציעה לנו מספר מערכות מצומצם כאשר המערכות המובילות בישראל הם פריורטי, חשבשבת, סאפ – SAP ועוד מערכות שהם פחות נפוצות.

• חשוב לנו לציין – הרבה מערכות חשבוניות כגון אייקאונט – Icount או חשבונית ירוקה יכולות להעניק פתרון חלקי לנושא ניהול המלאי אך הם אינם מערכות ERP לפחות לא כרגע ועונות בעיקר על הצורך הפיננסי.

אך האם לומר את האמת תשובה אמיתית לשאלה "איזו מערכת לבחור?" לא בטוח שמישהו יכול לענות עליה ללא אפיון צרכים מסודר.

בדיוק בנקודה זו אנו רוצים לומר כי בחירת מערכת ERP או CRM היא לא זבנג וגמרנו ויש לבדוק מספר נקודות.

כללי הברזל לבחירת מערכת CRM או ERP:

1. הכינו מסמך אפיון ראשוני של הבנת צרכים
2. בחנו מספר חלופות – בדקו לפחות 4-5 מערכות שונות
3. נסו להשתמש בעזרה של בעלי מקצוע – "ישראל CRM פה בשבילכם"
4. הטעמת מערכת לוקחת לפחות 6 חודשים
5. אל תפחדו לעשות טעויות ולהחליף מערכות אם לא התחברתם לבחירה הראשונית