הנהלת חשבונות היא בלתי נפרד מניהול העסק את זה כולם יודעים.
אך מה קורה שרוצים מערכת CRM עם הנהלת חשבונות ביחד?
ארגונים ועסקים רבים היו מעוניינים לקבל תשובה לשאלה זו.
מערכות CRM משלבות את הנהלת החשבונות במערכת ה-CRM שלהם ומציעות מגוון אפשרויות.
אפשרויות כגון: הפקת חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה ועד לתעודות משלוח.
הפקת מסמכים חשבונאים אלו רלוונטיים לכל עסק וכמובן לכל ארגון.
ריכזנו 3 נקודות שחשוב לבדוק לפני מתחילים לעבוד עם הנהלת חשבונות במערכת ה-CRM.
נקודה מספר 1 – הנהלת חשבונות לפי גודל העסק
הנקודה הראשונה שנתייחס אליה היא גדול העסק או הארגון.
עסקים בסדרי גודל קטן עד בינוני ברוב המקרים מתנהלים על מערכות לניהול חשבונות בסיסיות.
מערכות כמו אייקאונט (Icount) או חשבונית ירוקה מאפשרות להפיק חשבוניות, קבלות ותעודות משלוח.
הפקת מסמכים אלו מעניקה את האפשרות לדעת את כמות המכירות, הכנסות והוצאות.
כלומר ניתן לדעת בכל רגע נתון כמה כסף נכנס לעסק, לפי מוצר, לפי לקוח ועוד.
את הנקודה הזאת זיהו חברות התוכנה השונות.
הדרישות הבסיסיות הללו אפשרו למערכות ה-CRM להיכנס לתחום מבלי הרבה פיתוחים.
באמצעות שילוב פיצ'רים אלו במערכות בעלי העסקים החלו לנהל את הנהלת החשבונות במערכת ה-CRM.
לכן גודל העסק במצב שכזה מאוד קריטי להחלטה האם לנהל חשבונות במערכת ה-CRM?
לעומת זאת עסקים בינונים וגדולים צריכים לקבל מענה מקצועי יותר.
פיצ'רים כגון מעקב אחר חשבוניות פתוחות, תזכורת ללקוחות לשלם בתאריך שנקבע מראש ועוד.
מאפשרים לגופים בעלי כמות עובדים גדולה או היקפים גדולים לנהל בצורה נכונה יותר את הכספים.
- חשוב לדעת – המלצה שלנו ב-ISRAELCRM היא, במידה והעסק שלכם מעסיק מעל 25 עובדים נסו לבחון מערכת לניהול חשבונות ייעודית ולא דרך מערכת ה-CRM.
נקודה מספר 2 – הפקת דוחות חשבונאים
עסק או ארגון יודע שיש מספר דוחות שהוא צריך בשוטף.
דוחות רווח והפסד, תזרים מזומנים, דוח גיול והפקת מסמכים למערכות ה-ERP השונות.
לכן כאשר אנו מתקדמים בפעילות החשבונית שלנו עלינו לוודא כי מערכת ה-CRM יודעת לספק אותם.
מצב שכזה גורם לעבודה כפולה ועבודה על מערכת CRM וגם על מערכת ERP או חשבונאית.
כעת במידה ואתם מתחילים לעבוד במערכת ה-CRM בדקו האם אפשר להפיק את הדוחות הבאים:
- דוחות רווח והפסד, תזרים מזומנים, דוחות גיול
- דוחות לניהול הוצאות וספקים
- ניהול לפי מוצרים
- הפקת מסמכים חשבונאים למערכות ERP מובילות
נקודה מספר 3 – טכנולוגיה
יותר ויותר מערכות CRM מנסות להעניק לנו את האפשרות לנהל הכל תחת מקום אחד.
מערכת CRM אחת תעשה את כל הפעולות החשבונאיות ובכך תחסוך המון זמן ומשאבים.
שילוב של כלים כגון "תקן בנקאות פתוחה", מסייע למערכות להתחבר לגופי צד ג' ולקבל מידע.
המידע שמתקבל יכול להיות מוצג במערכת לניהול הלקוחות ובכך לתת מענה ושיקוף למידע בחשבון הבנק.
חיבור של תקן זה יוביל את מחלקת הכספים להיות מיושרת בכל הקשור להוצאות הארגון ומעקב אחר הכנסות.
לסיכום
לסיכום אפשר לומר שזה רק חלק קטן מנקודות שצריך לבדוק ועדיין זה מספיק בשביל להתחיל.
בנוסף לזאת ישנם עוד מאות פיצ'רים חשבונאים שיכנסו למערכת ה-CRM השונות וחשוב להמשיך לבדוק כל הזמן.
זכרו לפני שאתם בוחרים מערכת ה-CRM תראו שהיא עונה לכם על כל הצרכים הארגונים לפני הטכני.
